„Man kennt sich unglaublich schnell in der Software aus“

EWE Vertrieb nutzt prevero zur Unternehmens- und Vertriebsplanung

Die eigene Schwester hat es vorgemacht: Die EWE Tel, eines der größten regionalen Telekommunikationsunternehmen Deutschlands und genau wie die EWE Vertrieb eine hundertprozentige Tochter der EWE AG (Energie, Telekommunikation, IT), hat sich hinsichtlich ihrer Unternehmens- und Vertriebsplanungsprozesse bereits Mitte 2013 umorientiert. Man hatte sich von den bis dato üblichen unübersichtlichen und fehleranfälligen Excel-Listen verabschiedet, die im Controlling zusätzlich manuell konsolidiert werden mussten, und sich für die integrierte Corporate Performance Management (CPM)- und Business Intelligence (BI)-Lösung von prevero entschieden. Diesen Schritt ist die EWE Vertrieb, die ihren Kunden über einheitliche Vertriebsplattformen Energie- und Telekommunikationsprodukte näher bringt, nun gerne mitgegangen.

Der EWE Vertrieb ist dezentral organisiert: 13 Vertriebseinheiten in der Zentrale und in den sechs Geschäftsregionen nutzen die neue Planungslösung.
Der EWE Vertrieb ist dezentral organisiert: 13 Vertriebseinheiten in der Zentrale und in den sechs Geschäftsregionen nutzen die neue Planungslösung. Bild: EWE Vertrieb

Die EWE Vertrieb bietet über einer Million Haushalten überwiegend in Norddeutschland und Geschäftskunden in ganz Deutschland Strom-, Erdgas- und Energiedienstleistungen an. Beliefert werden gut 900.000 Stromkunden, mehr als 600.000 Erdgaskunden und rund 25.000 Kunden im Wärmebereich. Für die Privatkunden werden bei Strom und Gas aktuell jeweils zwölf verschiedene Produktgruppen unterschieden. Bei den Geschäftskunden werden viele Großkunden einzeln geplant – derzeit sind dies unter anderem etwa 65 Stadtwerke; 40 von ihnen werden mit Strom, die anderen 25 mit Gas beliefert. Man kann sich also unschwer vorstellen, wie viele verschiedene Excel-Sheets in wie vielen verschiedenen Versionen jeweils wie lange im Unternehmen unterwegs waren.

Die Excel-Ablösung kam zum richtigen Zeitpunkt

Thomas Niermann, Teamleiter Vertriebscontrolling bei der EWE Vertrieb: „Die erfreuliche Nachricht kam genau zum richtigen Zeitpunkt. Wir waren mit dem, was wir neben der Planung im SAP BW zusätzlich mit Excel leisten konnten, schon lange an unsere Grenzen gestoßen. Und als wir hörten, wie zufrieden die Kollegen von EWE Tel mit ihrem neuen Planungstool waren, dass sie schon jede Menge gute Erfahrungen damit gesammelt hatten und wie viel leichter ihre Arbeit geworden ist, haben wir uns kurzerhand zusammengesetzt. Die Entscheidung, ebenfalls auf prevero umzusteigen, fiel innerhalb kürzester Zeit. Das Beste dabei war, dass unsere Kollegen aufgrund ihrer eigenen Erfahrungswerte uns hautnah und sehr effektiv bei der Einführung unterstützen konnten.“

Planung über vier Jahre

Die hausinterne Planung bei EWE Vertrieb erfolgt über bestimmte Zeiträume und berücksichtigt dabei alle Sparten, also Strom, Gas und Wärme, jeweils getrennt nach Privat- und Geschäftskunden inklusive Produktplanungen und Soll-/Ist-Abgleichen. Derzeit gibt es pro Jahr zwei Planungszyklen. Jeweils zu Anfang eines laufenden Jahres erfolgt eine erste Prognose, im Sommer die große Mehrjahresplanung. Dabei wird das aktuelle Jahr weiter prognostiziert und ein erneuter interner Forecast bis zum Jahresende abgegeben. Zusätzlich wird das Folgejahr speziell für den Aufsichtsrat geplant sowie die beiden darauffolgenden Jahre berücksichtigt. Niermann: „In einer einzigen Planung sind bei uns vier vollumfängliche Jahre enthalten. Unsere Fachbereiche – und nicht mehr im Wesentlichen das Controlling – planen das komplette Vertriebsgeschäft, wobei bereits während des Planungsvorgangs Plan-/Ist- und Abweichungsanalysen vorgenommen werden.“

„Früher gab es genau eine Planzahl“

Verglichen mit dem früheren Planungsprozess mit SAP BW und Excel, eröffnet die rein softwaregestützte Vertriebsplanung laut Teamleiter Niermann deutlich breitere Spielräume: „Ein direkter Vergleich ist gar nicht mehr möglich, da wir nun sehr viele Dinge in die Vertriebsplanung integriert haben, die es vorher so gar nicht gab. So zum Beispiel die Produktwechsel-Matrix, die man sich vorher sehr mühsam und händisch im Excel erstellen musste. Ich kann heute alle relevanten Daten auf Knopfdruck abrufen, seien es Kundenabgänge, Neukunden oder Wechsler zwischen verschiedenen Produktgruppen. Ich kann jede einzelne Planungsposition nachvollziehen, ob dies Preise, Erlöse, Kosten, Netznutzungsentgelte, gesetzliche Umlagen oder Steuern sind. Früher habe ich aus SAP BW genau eine einzige Planzahl bekommen, das war zum Beispiel der zu einem bestimmten Zeitpunkt anvisierte Kundenbestand. Und wenn ich nähere Einzelheiten wissen oder Angaben verändern wollte, war ich stets auf äußerst umständliche, händische Einzelrecherchen angewiesen.“

Self Service ist ein großes Thema

Thomas Niermann, Teamleiter Vertriebscontrolling bei der EWE Vertrieb.
Thomas Niermann, Teamleiter Vertriebscontrolling bei der EWE Vertrieb.

Insgesamt nutzen bei EWE Vertrieb derzeit rund 60 Anwender die Lösung in den Fachbereichen. 13 Vertriebseinheiten in der Zentrale und in den sechs Geschäftsregionen haben in diesem Jahr erstmals mit der neuen Software geplant. Teamleiter Niermann: „Wir waren unterwegs und haben den Kollegen das System jeweils vor Ort vorgestellt. Die Akzeptanz war sofort gegeben, von der Anwenderfreundlichkeit war man ohne Ausnahme sehr angetan. Dies insbesondere vor dem Hintergrund, dass Self Service bei uns ein großes Thema ist, denn die Fachanwender können nun auch selbst im System Analysen und Reports erstellen. Die Datenmodelle und Business-Logiken werden dabei von uns als Power User festgelegt, und natürlich sprechen wir uns im Vorfeld ab. Dazu muss man wissen, dass bei uns die Planungslogik in den Geschäftsregionen einer Art Margenplanung entspricht, mit einer gewissen Gewinn- und Ergebniserwartung. Es werden insgesamt bestimmte Kosten- und Erlösentwicklungen festgelegt, da müssen die Berechnungen einfach exakt sein“.

Lust auf mehr

Auch der Teamleiter selbst lobt den täglichen Umgang mit der Software: „Die Daten aus der Vertriebsplanung werden direkt in die Unternehmensplanung übernommen, hinzu kommen Daten aus Personal- und Investitionsplanung, Sachkosten, und schon ist das Reporting fertig und kann an die Konzernmutter gemeldet werden.“ Aber man denkt schon weiter. Außer der Vertriebsplanung und dem Forecasting würde Thomas Niermann gern noch sehr viel mehr umsetzen. Man denkt da aktuell an die Deckungsbeitragsrechnung und die Ist-Zahlen, die in die Vertriebsplanung hineingeladen werden. „Dann haben wir nicht nur ein Planungstool, sondern zusätzlich noch ein Reporting- und Analysewerkzeug.“

Kontakt: EWE Vertrieb GmbH, Thomas Niermann, 26123 Oldenburg, Tel. +49 441 8033271, thomas.niermann@ewe.de
prevero AG, Lisa Hawrylow, 80339 München, Tel. +49 89 45577485, Lisa.Hawrylow@prevero.com

EWE Stand 2-410