Mobiler Dialog

Foto: mobileX AG

Digitale Formulare können Arbeitsabläufe erheblich verbessern. Ihre Erstellung ist vergleichsweise einfach.

Ob es sich um ein Protokoll zur Inbetriebnahme, Wartung oder eine Zustandsbewertung von Anlagen oder Checklisten handelt – Formulare existieren heute in vielfacher Ausprägung in den Serviceprozessen von Energiedienstleistern. Treiber dieser „Formularwut“ sind der Gesetzgeber, das Instandhaltungsmanagement, die interne Qualitätssicherung oder das Controlling. Die Senkung von Kosten, die mit der Papiererfassung und späteren elektronischen Nachbearbeitungen verbunden sind, spielt oftmals eine zentrale Rolle bei der Einführung mobiler IT-Lösungen für die Monteure. Gefragt ist hier eine einfache Technologie, die Papierformulare in elektronische Dialoge umwandelt, deren Daten sofort in digitaler Form ins Unternehmen zurückfließen. Dort können dann nachgelagerte Prozesse wie Materialbestellungen oder Nachfolgeaufträge anhand der erhobenen Daten automatisch angestoßen werden.

Ein elektronisches Formular für alle Fälle

Vorhandene Formulare zu digitalisieren, verursacht allerdings oft so hohe Kosten, dass Versorger am Ende nur die wichtigsten digital umsetzen – so die Erfahrung von Daniel Wolf, Senior Software Developer bei der mobileX AG. Die verbleibenden Formulare würden dann entweder abgeschafft oder weiterhin manuell ausgefüllt und im Bedarfsfall vom Innendienst manuell erfasst.

Es gibt jedoch Lösungen wie Dynamische Formulare, eine Erweiterung von mobileX-MIP for Field Service der mobileX AG, mit denen Energiedienstleister Formularvorlagen unterschiedlichster Art zentral erstellen und zur Anwendung für ihre Monteure ausrollen können. „Auf Basis des gängigen XML-Standards können Versorger so mit geringem Aufwand neue Formulare selbst erstellen oder bestehende verändern und erweitern“, berichtet der Entwickler.

Erstellung einfacher Formulare durch die Fachabteilung

Vorhandene Formulare und Checklisten können heute mit geringem Aufwand digitalisiert und unternehmensweit bereitgestellt werden. Foto: mobileX AG

Einfache Formularvorlagen werden als XML-Text-Datei definiert. Sie bestehen aus Seiten mit Eingabefeldern und sind durch Gruppierungselemente strukturiert. Daniel Wolf: „Sie bieten unterschiedliche Eingabemöglichkeiten, um Daten zu erfassen: Labels, Aufzählungen und Seiten, Textfelder, Auswahlfelder (Drop-Down), Checkboxen, Unterschriften, Tabellen oder flexible Listen.“ Die eingegebenen Daten werden dann automatisch validiert und zwischengespeichert. Hat der Monteur das Formular mit allen erforderlichen Angaben fertig ausgefüllt, wird der Bericht abgeschlossen und ein PDF-Dokument davon erstellt. Dies wird anschließend an das Backend übermittelt und dort zu Dokumentationszwecken archiviert. Der Aufwand ist gering, sagt der mobileX-Entwickler: „Die Erstellung dieser Formularvorlagen erfordert XML-Grundkenntnisse und kann nach einer Schulung durch die Fachabteilung übernommen werden.“

Formulare mit dynamischen Features

Die dynamischen Abhängigkeiten innerhalb eines Formulars werden durch Skripte in der verbreiteten Skriptsprache Python erzeugt und erfordern Entwickler-Kenntnisse. „Deswegen wird die Erstellung dieser Formulare eher die IT- als die Fachabteilung übernehmen oder beide Abteilungen in Zusammenarbeit“, rät Daniel Wolf. Dynamische Abhängigkeiten sind zum Beispiel Eingabefelder, die nur angezeigt werden, wenn bestimmte Daten in anderen Feldern dies erfordern oder sogar obligatorisch machen. Auch Summen lassen sich so automatisch berechnen oder eine Zustandsbewertung generieren, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Es ist auch möglich, die verfügbaren Auswahloptionen je nach Datenkonstellation bestimmen zu lassen. Skripte können lesend auf die Stammdaten des führenden Systems wie zum Beispiel SAP ERP zugreifen. Dies hat den Vorteil, dass viele Daten automatisch in das Formular übernommen werden können und der Monteur sie nicht mehr eingeben oder auswählen muss. Dies können zum Beispiel der Name des Monteurs, die Auftragsdetails oder eine Auswahlliste von Equipments sein. Auch Eingabefelder lassen sich zum Beispiel auf Basis von Merkmalen oder Messpunkten am technischen Objekt, von Messwerterfassungslisten oder Codegruppen dynamisch erzeugen.

Angst vor Fehlern braucht auch der Einsteiger nicht zu haben: „Es gibt Debugging-Tools, die Energiedienstleister bei der Erstellung dynamischer Formulare unterstützen. Sie zeigen Fehler in der XML-Definition und in Skripten auf und schlagen Änderungen vor. Zudem geben sie einen Einblick in den Ablauf von Skripten und erleichtern so die Entwicklung“, erläutert Wolf.

Speicherung als PDF-Dokument oder Datensatz

„Werte, die über das Modul Dynamische Formulare erfasst werden, lassen sich sowohl unstrukturiert – zum Beispiel als PDF-Datei im Dokumentenarchiv – als auch strukturiert als Datensatz in SAP ERP, Microsoft Dynamics oder anderen Systemen speichern“, erläutert Daniel Wolf. Eine strukturierte Rückmeldung kann zum Beispiel für die Erfassung von Messwerten (als Messbeleg an Messpunkten), Stammdaten (als Merkmale zu Geräten), Checklisten oder Codegruppen erfolgen. Um eine Übernahme und Speicherung fehlerhafter Daten zu vermeiden, erfolgt bereits während der Eingabe eine automatische Validierung der Werte mit Regeln aus dem XML-Code oder aus dem ERP-System.

Individuelles Layout erstellen

Für die Erstellung ihrer PDF-Berichte können Versorger entweder auf ein Standarddesign zurückgreifen oder das Layout ihrer digitalen Formulare individuell gestalten. Mit einem Designer-Tool können sie Textfelder, Grafiken oder Tabellen per Drag-and-drop platzieren und formatieren. Textfelder lassen sich mit Formulardaten verknüpfen. Für dynamisch generierte Eingabefelder können Platzhalter eingefügt werden, die automatisch wiederholt werden. Zur Anpassung an das Corporate Design eines Energiedienstleisters lassen sich Logos und andere grafische Elemente einfach in das Dokument integrieren. Für die Erstellung können Versorger auch ein Papierformular als Vorlage im grafischen Tool nutzen, um die digitale Version daran auszurichten.

Daniel Wolf zieht ein klares Fazit: „Statische oder dynamische Formulare bieten Energiedienstleistern eine perfekte Alternative, ihre Papier-Berichte ein für alle Mal in elektronischer Form abzubilden und zu archivieren. Dies vermeidet Kosten für die manuelle Eingabe durch den Innendienst, verringert die Fehleranfälligkeit durch die automatische Validierung bei der Dateneingabe.“ So kann der gesamte Instandhaltungsprozesses nachhhaltig verbessert werden.

Kontakt: mobileX AG, Daniel Wolf, 81675 München, Tel. +49 (89) 542433-0, info@mobilexag.de

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