Digitaler Aufstieg

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Die SÜD IT bietet mit NovaCheck ein App-gebundenes WFM-System, das leicht zu bedienen ist und die Stadtwerke bei der Umstellung auf digitale Prozesse unterstützen soll.

Die Inspektion jedes Objekts lässt mittels Checkliste Schritt für Schritt abarbeiten. Foto: Süd IT AG

Die Umstellung auf digitale Prozesse stellt insbesondere für kleine und mittlere Stadtwerke und Versorger eine große Herausforderung dar. Sie stehen unter dem Druck, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, die weit über die Aufgaben eines klassischen kommunalen Versorgers hinausgehen. Veränderungen im Bereich der Geschäftsmodelle verlangen jedoch auch eine Veränderung der Arbeitsabläufe. Insbesondere in der Inspektions- und Wartungsverwaltung werden die Prozesse zunehmend digitalisiert, um die hohen Anforderungen der Kunden mit schlankem Personalbestand erfüllen zu können. Dies stößt nicht immer nur auf Gegenliebe bei den Angestellten.

„Viele Mitarbeiter im Außendienst fühlen sich von modernen Dispositions- und Workforce-Management-Systemen bevormundet und kontrolliert“, erläutert Peter Untermann, Vorstand der bayerischen Süd IT AG. „Die meisten Systeme auf dem Markt sind außerdem verhältnismäßig teuer, generisch und gehen nicht auf die speziellen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe von kleineren kommunalen Versorgern ein. Hinzu kommt, dass viele der Systeme zu komplex gestaltet und für Laien schwierig zu bedienen sind.“ Mit der Workforce-Management- Lösung NovaCheck will die SÜD IT Stadtwerken nun eine günstigere und vor allem unkomplizierte Alternative bieten und ihren Mitarbeitern damit den Weg in die Digitalisierung erleichtern. Seit Mai befindet sich das System in der Pilotphase und ist bei verschiedenen kleinen Stadtwerken in Bayern im Einsatz.

Mobile Software Lösung

NovaCheck besteht aus einer cloudbasierten Weblösung für den Auftraggeber sowie einer Smartphone-App für die Mitarbeiter im Außendienst. Die Auftragsplanung- und verwaltung läuft über die Weboberfläche, die mit einem Back- endsystem verbunden ist. Dort trägt der Verantwortliche alle Objekte, die gewartet oder inspiziert werden sollen, sowie die Objektbeschreibung, die Kennung, den Wartungstermin und den Wartungs- beziehungsweise Inspektionsauftrag ein und teilt die Aufträge den entsprechenden Mitarbeitern im Außendienst zu. Diese empfangen die Auftragsliste auf ihrem mobilen Endgerät und laden zu Arbeitsbeginn die Daten zu den einzelnen Objekten über W-LAN herunter. Für jedes Objekt gibt es einen eigenen Eintrag, in dem Stammdaten, sowie Fotos, Video- und Tonaufnahmen hinterlegt, gepflegt und abgerufen werden können. Die App informiert den Mitarbeiter zudem darüber, welche Aufgaben er in der Nähe seines aktuellen Standorts zu erledigen hat. Für eine schnelle und eindeutige Identifizierung kann der Auftraggeber außerdem Merkmale wie QR-Code, Barcode, Kennung, Koordinaten oder auch Near Field Communication (NFC/RFID) hinterlegen, die mittels Smartphone direkt abgefragt werden können. Ist die Wartung ausgeführt, aktualisiert der Mitarbeiter die Objektdaten in der App und geht zum nächsten Auftrag über. „Da es den Außendienst auch mal an Orte mit schlechtem Empfang verschlägt, kann er alle Aufgaben über die App – also auch Stammdaten – offline ausfüllen oder Zusatzinformationen ergänzen. Am Ende des Arbeitstages muss er nur seine App mit dem Backendsystem in der Zentrale synchronisieren“, so Untermann.

Einfache Bedienung

NovaCheck soll in erster Linie die Protokollierung der Aufträge für den Außendienst vereinfachen und damit die Arbeitsabläufe effizienter machen. „Mit der Smartphone-App hat der Außendienst einen klaren und strukturierten Überblick über seine Aufträge und kann die für ihn relevanten Informationen zu den einzelnen Objekten mit einem Klick unkompliziert abrufen und neue Informationen einfügen“, erklärt Peter Untermann. „Uns war wichtig, dass wir diese App an die Nutzer anpassen und nicht umgekehrt. Ein Techniker im Außendienst hat keine Zeit, durch unübersichtliche Seiten zu scrollen oder nach bestimmten Informationen lange zu suchen. Deshalb haben wir die mobile App extra so aufgebaut, dass sie eine simple und klare Oberfläche hat, die auch mit dicken Handschuhen und bei schlechtem Licht leicht bedient werden kann.“

Über die Weboberfläche trägt der Verantwortliche alle wichtigen Daten ein und teilt die Aufträge den Mitarbeitern zu. Foto: Süd IT AG

Auswertung der Protokolle

Am Ende des Tages sind alle Protokolle revisionssicher im System hinterlegt, wo sie der Verantwortliche abfragen und überprüfen kann. „Dadurch kann der Verantwortliche im Falle eines Haftpflichtschadens prüfen, ob eine weiter zurückliegende Inspektion fachgerecht ausgeführt worden ist.“ Zudem hat der Verantwortliche die Möglichkeit, die hinterlegten Informationen zu analysieren um herauszufinden, ob es mit bestimmten Bauteilen oder Bautypen bereits Probleme gab. „Unsere Vorstellung ist, dass wir solche Daten unternehmensübergreifend – natürlich erst nach Rücksprache – auswerten, damit nicht nur ein Stadtwerk, sondern auch andere, die unsere Lösung nutzen, bereits vor einer Maßnahme erfahren können, welche Bauteile stabiler sind und welche nicht“, erklärt Peter Untermann. Fehlt ein Protokoll oder wurde ein Auftrag – zum Beispiel aufgrund von Krankheit – nicht planmäßig ausgeführt, erhält der verantwortliche Auftraggeber per Email eine Benachrichtigung. „Dies geschieht aber nicht, um die etwa Mitarbeiter zu überwachen“, betont Untermann. „Es kann immer passieren, dass mal etwas liegen bleibt. Wir möchten den Verantwortlichen dabei unterstützen, den Überblick zu behalten und bei einem Ausfall sofort reagieren zu können, anstatt regelmäßig durch die Protokolle zu scrollen.“ Um dennoch mögliche Konflikte zu vermeiden und den Mitarbeitern die Umstellung zu erleichtern, werden die Aufträge nur nach Datum und nicht nach Uhrzeit protokolliert.

Microservices

Mit NovaCheck hat sich SÜD IT bewusst gegen eine klassische Datenbanklösung und für ein System entschieden, das auf sogenannten Microservices basiert. Das bedeutet, eine komplexe Anwendungssoftware wird aus kleinen, unabhängigen Prozessen zusammengesetzt, die untereinander mit sprachunabhängigen Programmierschnittstellen kommunizieren. Die Dienste sind klein, weitgehend entkoppelt und erledigen jeweils eine kleine Aufgabe. „Statt eine monolithische Lösung kompliziert zu erweitern, ist NovaCheck modular aufgebaut und kann individuell über Datenbusse an die Bedürfnisse des Stadtwerks angepasst werden“, erklärt Untermann. „Ein Microservice ist zum Beispiel einzig für die revisionssichere Speicherung verantwortlich. Wieder andere ermöglichen die Einbindung eines kommunalen GIS oder die Anbindung an SAP.“

Datensicherung

Das System hat allein aufgrund seiner modularen Gesamtstruktur eine gute Absicherung. „Der Zugang zum System ist über Zugangsrechte gesichert und die Protokolle sind mehrfach geschützt und laufen je nach Wunsch auf deutschen oder EU-Servern“, erklärt Untermann. Für Bayern betreibt SÜD IT-Partner Teamware im münchner Raum aktuell die Bayerische Cloud, die auch besichtigt werden kann.

„Teamware ist ein anerkannter und sehr qualifizierter Partner mit hohen Sicherheitsstandards“, ergänzt der Vorstand der SÜD IT. „Zu den Kunden gehören etwa die fidor Bank und der Deutsche Basketball Bund.“

 

Kontakt: Süd IT AG, Peter Untermann, 81829 München, Tel. 089 / 461 35 05 -14, untermann@sued-it.de

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