In Bewegung gebracht

"Durch die strukturierte und gleichzeitig moderierende Vorgehensweise von Projekt: haben wir schnell ein gemeinsames Bild der bestehenden Probleme und notwendigen Maßnahmen erhalten." Thomas Deyerberg, Leiter Unternehmensbereich Kunden bei den Stadtwerken Tübingen. Foto: pixabay (maxmann)

Bei den Stadtwerken Tübingen gab ein Beratungsprojekt wichtige Anstöße, um gemeinsam mit der Stadtverwaltung die Auslesung und Abrechnung der Strommessstellen zu optimieren.

„Durch die strukturierte und gleichzeitig moderierende Vorgehensweise von Projekt: haben wir schnell ein gemeinsames Bild der bestehenden Probleme und notwendigen Maßnahmen erhalten.“ Thomas Deyerberg, Leiter Unternehmensbereich Kunden bei den Stadtwerken Tübingen. Foto: pixabay (maxmann)

Durchgängig effiziente und reibungslose Abläufe sind wohl die Zielvorstellung in jedem Unternehmen, doch in der Praxis gibt es immer wieder Arbeitsfelder, die diesen Ansprüchen nicht genügen: Projekte, die einst mit großem Enthusiasmus aufgesetzt wurden, kommen schwerlich voran, bestimmte Arbeitsprozesse laufen nicht rund und alle Pläne, hier endlich einmal Verbesserungen anzustoßen, versanden. „Derartige Baustellen gibt es praktisch in jedem Unternehmen“, sagt Stefan Biesalski, Inhaber der Projekt:Unternehmensberatung. Vormals Manager bei einem großen Softwareanbieter für die Energiewirtschaft, unterstützt Biesalski speziell Versor- Bei den Stadtwerken Tübingen gab ein Beratungsprojekt wichtige Anstöße, um gemeinsam mit der Stadtverwaltung die Auslesung und Abrechnung der Strommessstellen zu optimieren. gungsunternehmen dabei, in solchen Fällen – wie er sich ausdrückt – „den Sand aus dem Getriebe“ zu bekommen. „Dabei geht es darum, gemeinsam mit allen Beteiligten die fraglichen Prozesse zu beleuchten und Ideen zu sammeln, wo und wie sich etwas verbessern lässt“, erläutert der Berater. Er versteht sich dabei in erster Linie als Moderator und Sparringspartner, der die handelnden Personen zu einem gemeinsamen Verständnis der Situation führen und die Weichen für einen kooperativen Veränderungsprozess stellen möchte.

Veränderungsbedarf in den Meter-to-Cash-Prozessen

Wie schnell sich daraus nützliche Impulse ergeben können, zeigt ein Beratungsauftrag, den das Team von Projekt: im Herbst 2017 von den Stadtwerken Tübingen erhalten hat. Während sich Beratungsprojekte auch im Versorgungssektor normalerweise auf interne Prozesse konzentrieren, war in diesem Fall ein großer Kunde mit im Boot: Die Stadt Tübingen, eine bekannte Universitätsstadt mit knapp unter 90.000 Einwohnern, deren Verwaltung und öffentliche Einrichtungen ihren Strom von den Stadtwerken Tübingen beziehen.

Die Abrechnung erfolgt anhand der Verbrauchswerte einer Vielzahl von Abnahmestellen in den einzelnen Liegenschaften, die von städtischen Mitarbeitern abgelesen und in Listen zusammengefasst werden. Diese erhalten die Stadtwerke, die sie verarbeiten und die Rechnungen stellen. Die Stromrechnungen werden anschließend von der Stadtverwaltung geprüft und schließlich zur Zahlung angewiesen.

In der Praxis sorgten die Abläufe bei der Verwaltung, Ablesung und Abrechnung der Abnahmestellen regelmäßig für Unzufriedenheit bei allen Beteiligten, zudem sahen die Stadtwerke und die Stadtverwaltung Verbesserungsbedarf im Bereich der Stammdaten respektive des Datenclearings. Und selbstverständlich bewegte alle Verantwortlichen die Frage, ob und in welcher Form eine Digitalisierung kritischer Prozesse sinnvoll sein könnte. Wie Stefan Biesalski berichtet, hatte man sich zu den genannten Themen bereits zusammengesetzt, war aber bislang nicht zu zufriedenstellenden Ergebnissen gekommen. So kam das Beratungsprojekt zustande.

In drei Schritten zum Ergebnis

Stefan Biesalski und Christina Ribbrock führten gemeinsam das Beratungsprojekt bei den Stadtwerken Tübingen durch. Fotos: Projekt:Unternehmensberatung GmbH

Dabei arbeitete das Beraterteam bewusst an einer sehr komprimierten Agenda. In nur drei gemeinsamen Workshops wurde der Weg zur Verbesserung der täglichen Abläufe geebnet. Stefan Biesalski: „Stadtwerke und Versorger haben in aller Regel nicht die Ressourcen für monatelange, personal- und kostenaufwändige Beratungsprojekte. Darauf haben wir uns eingestellt.“

Die Einstiegsphase diente der Klärung der aktuellen Situation. Eine typische Schwierigkeit: Jeder der Beteiligten sieht zwangsläufig nur seine Seite des Problems, und ein konstruktives Gespräch kann somit kaum zustande kommen. Daher organisierte die Projekt:Unternehmensberatung auch in Tübingen zunächst getrennte Arbeitsgruppen mit den verantwortlichen Mitarbeitern der Stadtwerke und der Stadtverwaltung. Hier wurden Vorgehensweise und Inhalte mit jedem Partner geklärt. Die Teilnehmer erhielten darüber hinaus die Gelegenheit, ihre Sicht der Zusammenarbeit – Probleme, Reibungspunkte etc. – darzustellen.

„Schon in dieser Einstiegsphase möchten wir den Blick der Beteiligten von den Problemen zu konkreten Lösungen lenken“, berichtet Christina Ribbrock, die das Beratungsprojekt gemeinsam mit Stefan Bielsalski durchführte. Dazu nutzen die Berater die sogenannte „Wunderfrage“, die die Teilnehmer im Workshop veranlasst, sich unmittelbar auf die gewünschten Resultate zu fokussieren. In Tübingen wurden die Vertreter von Stadtwerk und Stadtverwaltung aufgefordert, den Satz „Eine spürbare Verbesserung für die Zusammenarbeit ist eingetreten, wenn …“ zu ergänzen.

Gemeinsame Erwartungen

Mit den aufbereiteten Inhalten aus den ersten Gesprächen folgte ein gemeinsamer Workshop. Hier wurde den Beteiligten die Sicht des anderen zum ersten Mal vorgestellt. Auf dieser Basis entwickelten die Mitarbeiter zunächst eine gemeinsame Zielstellung. „In diesem Workshop arbeiteten wir in gemischten Gruppen“, erläutert Biesalski. So wurde von vorneherein sichergestellt, dass alle Beteiligten sich mit den Ergebnissen identifizieren können. „Oft stellt sich dabei heraus, dass sich die konkreten Vorstellungen der betroffenen Mitarbeiter nicht substanziell unterscheiden, ja bisweilen sogar fast deckungsgleich sind“, berichten die Berater.

So auch in Tübingen, wo sich beide Seiten zum Beispiel wünschten, dass verbindliche Ansprechpartner für ihre Belange zur Verfügung stehen, Informationen zeitnah ausgetauscht, manuelle Arbeiten reduziert und Daten an nur einer Stelle gepflegt werden. Darüber hinaus herrschte Einigkeit darüber, dass der Meter-to- Cash-Prozess weitgehend automatisiert beziehungsweise digitalisiert erfolgen sollte, nicht zuletzt um ein einfaches Controlling der Verbrauchs-/Abrechnungsdaten zu ermöglichen. „Diese Erfahrung hilft, bei der Weiterentwicklung der Abläufe künftig an einem Strang zu ziehen“, ist Stefan Biesalskis Erfahrung.

Entsprechend fiel es auch in Tübingen nicht schwer, im dritten und letzten Workshop Maßnahmenpakete zu schnüren, Verantwortliche zu benennen und den Rahmen der weiteren Zusammenarbeit zwischen Stadtwerk und Stadtverwaltung festzustecken. Konkret haben die Verantwortlichen unter anderem die rechts aufgeführten Maßnahmenpakete festgelegt, die wiederum in einzelne umzusetzende Aufgaben mit Zuständigkeiten und einem Zeitplan heruntergebrochen wurden – beste Voraussetzungen für nachhaltige Entwicklungen.

Kontakt: Projekt:Unternehmensberatung GmbH, Stefan Biesalski, 80336 München, Tel.: +49 89 4111 23 406, stefan.biesalski@projektdp.de

Lesen Sie auch: