SoftProject: Prozessdesign wie am Flipchart mit X4 Suite

11.11.2019 – Auch die Energiewirtschaft knüpft große Hoffnungen an die Digitalisierung. In einer von Ernst & Young und BDEW durchgeführten Studie gaben etwas mehr als die Hälfte der befragten Stadtwerke an, die Effizienz und Geschwindigkeit ihrer Geschäftsprozesse so deutlich steigern zu können. Das leuchtet unmittelbar ein, denn Digitalisierung bedeutet im Kern, dass Unternehmen sich wiederholende, standardisierte Abläufe IT-gestützt weitmöglichst automatisieren.

In der Praxis steckt die Digitalisierung bei Energieversorgungsunternehmen (EVU) aber noch in den Kinderschuhen, wie auch Uwe Jeschke, Leiter des Bereichs Versorgungswirtschaft bei der SoftProject GmbH, berichtet: „Es bestehen immer noch viele Medienbrüche, Prozesse sind weiterhin manuell und sehr oft werden die gleichen Daten in verschiedenen Systemen angelegt.“ Ein Grund hierfür könnte darin liegen, dass gerade kleinere und mittlere Stadtwerke durch die vermeintlich hohen Hürden für die Analyse und Umstellung ihrer Prozesse auf rein digitale Verfahren abgeschreckt werden.

Low-Code-Technik zur einfachen Automatisierung

Hier setzt SoftProject mit der Lösung X4 Suite an. Diese soll es ermöglichen, digitale Prozesse einfach und intuitiv zu modellieren und innerhalb der vorhanden IT-Infrastruktur zu automatisieren. Grundlage ist der sogenannte Low-Code-Ansatz der X4 Suite, der nicht nur sämtliche Abläufe bündelt, sondern dabei auch komplett ohne klassische Programmiertechniken auskommt. Dazu nutzt die X4 Suite eine grafische Oberfläche auf Grundlage des Business Process Model and Notation (BPMN)-Standards. „Die digitale Abbildung eines Geschäftsprozesses ist dadurch vergleichbar mit dem Zeichnen an einem Flipchart“, beschreibt Jeschke die Funktionsweise. Bei den Stadtnetzen Neustadt am Rübenberge haben die Mitarbeiter aus Fachabteilungen jetzt begonnen, Unternehmensprozesse mithilfe der Lösung selbstständig zu digitalisieren.

„Thomas Reimann, Prokurist der Stadtnetze, hatte zu Anfang eine Liste mit rund 20 Geschäftsprozessen, die digitalisiert werden sollten“, erzählt Jeschke. Nach einer Bestandsaufnahme von SoftProject, bei der die Prozesse noch einmal begutachtet und hinsichtlich des Einsparpotenzials bewertet wurden, legten die Stadtnetze zuerst den Fokus auf drei Teilprojekte: Den Netzanschluss sowie die internen Bestell- und Vertragsprozesse. „Wir befinden uns zurzeit mitten in der Umsetzungsphase“, berichtet Jeschke. Dabei übernehmen die betroffenen Fachabteilungen, die die Prozesse aus dem täglichen Geschäft kennen, die Modellierung des Geschäftsprozesses in der X4 Suite. Den Stadtnetze- Mitarbeitern steht dazu der Funktionsbereich „Control“ in der Lösung zur Verfügung. Mithilfe weniger Symbole wird der Netzanschlussprozess, wie er bei den Stadtnetzen abläuft, als eine Art digitale Landkarte nachgebildet. So steht etwa am Eingangspunkt ein Web-Formular, mit dem der Endkunde orts- und servicezeitunabhängig den Strom-, Gas- oder Wasseranschluss beantragen kann.

Prozesse grafisch modellieren

Die grafische Oberfläche ermöglicht es den Mitarbeitern der Fachabteilungen bei der Modellierung entsprechende Weichen im Prozess zu integrieren, die in Abhängigkeit der ausgelesenen Formulardaten zur Anwendung kommen. Die X4 Suite analysiert beim Eingang eines ausgefüllten Formulars die einzelnen Felder und erstellt daraus die Datengrundlage für den weiter abgebildeten Netzanschlussprozess. Auf den Datenimport folgt bei den Stadtnetzen dann etwa die automatisierte Erstellung eines Angebots für den Endkunden sowie der Aufträge für nachgelagerte Unternehmen wie Installateure, Bezirksschornsteinfeger oder Tiefbauer. Zudem erleichtert die X4 Suite die Zusammenarbeit der am Prozess Beteiligten: Während die Stadtnetze die Möglichkeit haben mit der X4 Suite Anfragen zu disponieren, nutzen die Dienstleister bzw. die nachgelagerten Unternehmen X4 Suite-Portale, um Aufträge zu erhalten, anzunehmen und abzuschließen.

Die Plattform-Lösung X4 Suite ermöglicht es Mitarbeitern in Fachabteilungen, in einzelnen Funktionsbereichen der Software ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden. Grafik: SoftProject GmbH

IT und Mitarbeiter anbinden

Um aus dem Modell einen automatisierten Ablauf zu generieren, müssen die eingesetzten IT-Systeme angebunden werden. „Hier unterscheiden sich die Energieversorger beispielsweise hinsichtlich der genutzten ERP-, CRM- und Geoinformationssysteme“, weiß Uwe Jeschke. „Über die X4 Suite lassen sich diese individuell mit den modellierten Geschäftsprozessen verbinden.“ Die Integration der IT-Infrastruktur erfolgt über den X4 Suite-Funktionsbereich „Connect“. Auch hier können die Mitarbeiter der Stadtnetze ihre Datenstrukturen auf Low-Code-Basis über eine grafische Oberfläche mit dem modellierten Geschäftsprozess verbinden. Dazu steht ihnen das Tool X4 Mapping Designer zur Verfügung. „Mitunter ist die Systemanbindung aber auch etwas, das bei Energieversorgungsunternehmen zu weit führt. Dann können wir diesen Teil auch als Dienstleister übernehmen“, hebt der Bereichsleiter Versorgungswirtschaft hervor. Der Kunde kann also selbst entscheiden, ob er die Anbindung seiner IT-Systeme in Eigenregie vornehmen möchte oder nicht.

Bei den abgebildeten Geschäftsprozessen, etwa dem Netzanschluss bei den Stadtnetzen Neustadt, aber auch beim Vertragsmanagement oder im Bestellwesen des EVU, gilt es schließlich, auch die beteiligten Mitarbeiter in die Prozesse einzubinden – etwa, um weiterführende Aufgaben bearbeiten zu lassen oder Freigabevorgaben einzuhalten. „Mitarbeiter werden innerhalb der modellierten Prozesse über die Funktion ,Collaborate‘ abgebildet“, erklärt Jeschke. Mit dem Tool X4 Activities können die Mitarbeiter in den Fachabteilungen ebenfalls auf Low-Code-Basis Webanwendungen bauen, die etwa Aufgaben entlang eines Workflows strukturieren, Kollegen Aufgaben zuweisen und deren Eingaben weiterverarbeiten. „Sachbearbeiter oder Dispatcher sehen so zum Beispiel die für sie relevanten Aufgaben“, so Jeschke. Die Funktionsbereiche in der X4 Suite fungieren als Gesamtanwendung. „Die Bausteine greifen ineinander und sind keine getrennten Einheiten“, hebt Jeschke hervor. Das sei ein Vorteil der X4 Suite, denn es können über eine Plattform sämtliche zu digitalisierende Prozesse abgebildet werden.

Für die Zukunft aufgestellt

Eine Frage, die besonders für kleine und mittelständische EVU interessant ist, stellt sich hinsichtlich der Datensicherheit – wo wird also die X4 Suite betrieben? Die Plattform wird in erster Linie im Rechenzentrum oder Serverraum des Kunden über einen eigenen Server mit dem Backend-System des EVU verbunden. Bei Geschäftsprozessen, wie etwa dem Netzanschluss, ist es mitunter aber auch nötig, dass Externe beispielsweise auf Formulare zugreifen, die am Eingangspunkt des Prozesses stehen. Für solche Portale bietet SoftProject die Möglichkeit an, einen Teil der Lösung in den Rechenzentren des IT-Dienstleisters zu hinterlegen. „Die Portalsicherheit, heißt etwa Updates, liegt in diesem Fall bei uns“, erklärt Jeschke. Auch das Zukunftsthema „Cloud“ nimmt SoftProject in seine Lösung auf: „Für EVU, die sich noch nicht sicher sind, wann sie das Thema angehen möchten, bieten wir an, die bereits modellierten Prozesse auch im Nachhinein in unseren Cloud-Service zu überführen, ohne dass die vorangegangene Arbeit umsonst war.“ (vb)

www.softproject.de

Share