Vivax-Analytics: Transparenz bei IT- und Prozesskosten

25.11.2019 – Um ihrer täglichen Arbeit nachgehen zu können, ist es für Versorgungsunternehmen wichtig zu wissen, welche Prozesse mit welchen Kosten verbunden sind und wo genau wie viele Kapazitäten benötigt werden. Dazu kommt oftmals eine Vielzahl von installierten Softwaresystemen, bei denen nicht immer bekannt ist, wer sie tatsächlich einsetzt und wie sie in die Prozessstruktur eingebunden sind. Mit seinem neuen Anwendungspaket Vivax Analytics setzt der Digitalisierungsspezialist tktVivax hier an.

Die Lösung, die unter dem Produktnamen Vivax PROCO 2.1 läuft, ist eine Prozesskostenanalyse-Software, die eine Bewertung sämtlicher Unternehmensprozesse aus Organisations-, Kosten- und Kapazitätssicht ermöglicht. Grundlage dafür ist ein Prozessmodell, in dem bereits rund 600 versorgungstypische Geschäftsprozesse mit etwa 6.000 zugeordneten Tätigkeiten je Sparte und Bereich hinterlegt sind. Dazu gehören Strom, Wasser, Gas, Abwasser, Freizeiteinrichtungen, Telekommunikation, Parkierung, Photovoltaik, Straßenbeleuchtung, Wärme, ÖPNV und Dienstleistungen. Über einen Buchungsimport können diesen Prozessen die mit ihnen verbundenen Kosten zugeordnet werden.

Auf diese Weise erhält das Unternehmen eine genaue Landkarte der Prozesskosten. Diese kann durch eine softwaregestützte Tätigkeitsanalyse weiter verfeinert werden. Dabei können die einzelnen Mitarbeiter auf Sparten- und Aufgabenebene erfassen, wie viel Zeit sie für die einzelnen Tätigkeiten aufwenden müssen. Über das Modul Vivax ITA können die Mitarbeiter darüber hinaus angeben, welche IT-Werkzeuge für welchen Arbeitsschritt genutzt werden – und damit Informationen bereitstellen, die für eine durchgängige Digitalisierung und Optimierung der IT-Infrastruktur unverzichtbar sind.

Durch die softwarebasierte Prozesskostenanalyse mit Vivax PROCO 2.1 und ITA seien Versorgungsunternehmen in der Lage, die Effekte von Optimierungsmaßnahmen sofort zu überprüfen und gegebenenfalls nachzujustieren, so der Hersteller. Der Grund: Anwender können die Erfassung der Daten jederzeit eigenständig wiederholen und so die Prozesskosten auf Tätigkeits-, Prozess- oder Bereichsebene regelmäßig auswerten. Mithilfe des Vivax-Prozessmodells ist so möglich, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufzusetzen und so die Wettbewerbsfähigkeit immer weiter zu steigern.

Die Erfassung der Tätigkeiten erfolgt ebenfalls softwareunterstützt durch die Mitarbeiter selbst. Auf diese Weise kann die erforderliche Datenbasis ohne großen Zusatzaufwand innerhalb von kurzer Zeit aufgebaut werden. Die dazugehörigen Kosteninformationen werden aus den betriebswirtschaftlichen Anwendungen übernommen.

Vivax Analytics wird sowohl „on-promise“ wie auch als Cloud-Lösung angeboten. Die cloudbasierte Version liefert künftig zudem die Basis für ein umfangreiches Benchmarking. Damit sehen die Unternehmen nicht nur, wo sie selbst stehen, sondern auch, wo im Vergleich zu ähnlich strukturierten Versorgern weitere Optimierungspotenziale liegen. In Arbeit ist zudem ein internes Benchmark-Verfahren, mit dem die Entwicklung des eigenen Unternehmens über die Jahre hinweg sichtbar gemacht werden kann. (jr)

www.tkt-vivax.de

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