Einsatzplanung durchgängig digitalisiert

30.06.2021 – Die Rhein-Sieg Netz GmbH und Westerwald-Netz GmbH nutzen die Software GS-Service für Workforce Management, um die Personaleinsatz­planung für Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten effektiver abzuwickeln.

Die Einsatzplanung in der Versorgerbranche ist ein komplexer Vorgang. Wer die richtige Ressource zur richtigen Zeit entsprechend dem Auftrag disponieren möchte, muss viele Aufgaben in Einklang bringen: Auslastung und Qualifikation der Servicemitarbeiter im Feld, mitgeführtes Material sowie die Abwicklung fixer Termine ebenso wie die spontane Kundenanfrage oder Störfallbearbeitung.

Analoge Schritte sind zu ineffizient

Analoge Verfahren führen dabei nicht selten zu Ineffizienzen und mangelhaftem Kundenservice. Die morgendliche Aufgabenverteilung durch den Meister, die Bearbeitung von Materiallisten auf dem Klemmbrett sowie die manuelle Dateneingabe bieten zahlreiche Fehlerquellen. Um diese Ärgernisse zu vermeiden, setzen die Rhein-Sieg Netz GmbH und Westerwald-Netz GmbH auf das Workforce Management mit GS-Service, den so genannten GS-Manager vom Softwareunternehmen GreenGate. Die Kunden aus der Energie- und Wasserwirtschaft und Windbranche sowie der produzierenden Industrie nutzen die Software GS-Service im Bereich des technischen Anlagenmanagements, der Instandhaltungsplanung sowie für Betriebsführungsaufgaben.

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Mit der Workforce Management-Lösung soll die Einsatzplanung für die Koordinierung der Instandhaltungstätigkeiten über eine digitalisierte Disposition zentral vorbereitet und gesteuert werden. Foto: rhenag Rheinische Energie AG

Einsatzplanung komplett abdecken

Bei den Netzgesellschaften Rhein-Sieg Netz GmbH und Westerwald-Netz GmbH stand 2014 die Optimierung der operativen und administrativen Tätigkeit auf der Agenda. Die Tochterunternehmen der rhenag Rheinische Energie AG, einen regionalen Energieversorger und bundesweit agierenden Stadtwerke-Kooperationspartner mit Sitz in Köln, wollten sich damals vom fehleranfälligen Prozess auf Papier verabschieden. „Uns ging es darum, die Instandhaltungstätigkeiten über eine durchdigitalisierte Disposition zentral vorzubereiten und zu steuern. Auch sollte die manuelle Übertragung in den Datenbestand auf ein Minimum reduziert werden – das Ganze ohne Zahlendreher oder verlorene Zettel“, konkretisiert Jochen Günter, Leiter Netze bei der Rhein-Sieg Netz GmbH.

Im Februar 2016 ging der GS-Manager an den Start, zunächst für die Turnusablesung von Zählern und Regelgeräten. Wesentliche Anliegen waren dabei laut Jochen Günter die Harmonisierung der Betriebsstellen mit standardisierten Prozessen und die Routenoptimierung. Bis heute bewährt sich die Lösung im Einsatz.

Bewährte Vordisposition

Nach der Turnusstrategie der Netzbetreiber werden alle Kunden vorab mit einem Terminvorschlag angeschrieben. Angestoßen wird dieser Prozess, indem die geplanten Termine mit Daten zum Turnusauftrag an eine Software zur Brieferzeugung exportiert werden. Alternativ steht im GS-Manager eine Serienbrieffunktion zur Verfügung. Bei Rückmeldungen von Kunden werden die Termine durch die Disposition verschoben.

Mit dem Modul GS-Einsatzplanung disponiert die inzwischen auf vier Mitarbeiter aufgestockte Abteilung die Aufträge vor. Martina Hundhausen, IT-Projektleiterin bei GreenGate: „Der Optimierungsalgorithmus sorgt für eine minimierte Fahrtzeit unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten, Ausfallzeiten und Mitarbeiterqualifikationen.“ Auf die gewünschte Teamgröße – 20 bis 30 Monteure seien im Einzugsgebiet zwischen Rheinschiene und A45 immer unterwegs – werden die Aufträge eines Bezirks verteilt. „Die räumliche Clusterung hat sich jetzt schon bewährt“, sagt Bernhard Lagermann, Betriebsstellenleiter der Rhein-Sieg Netz. „Die Routenoptimierung ohne Leeranfahrten bedeutet verbesserte Effizienz bei der Auftragsbearbeitung. Das Gros der Meister und Mitarbeiter will dieses System nicht mehr missen.“

Effiziente Organisation

Zur Erledigung der Aufträge steht den Monteuren die App GS-Touch auf dem Betriebs-Smartphone zur Verfügung. In der App werden die Turnusaufträge mit Termin in einem Kalender tagesweise gelistet und lassen sich über Karten in GS-Maps visualisieren. Insbesondere bei Restanten können über die Kartenfunktionen effizient ausgestaltete Auftragspakete geschnürt werden, um auch bezirksübergreifende Aufträge anzugehen. Bei Bedarf werden der Jobliste weiterhin Füllaufträge wie Armaturenprüfungen hinzugefügt. Aus diesem Fundus können sich die Mitarbeiter die Aufträge herausziehen.

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Der GS-Manager wurde zu Beginn für die Turnus­ablesung von Zählern und Regelgeräten eingesetzt. Foto: rhenag Rheinische Energie AG

Mobiles Arbeiten

„Die Navigation über mobile Endgeräte ist gerade für externe Dienstleister ein großer Mehrwert“, so Peter Krupp, Abteilung Informationssysteme bei Rhein-Sieg Netz. „Die Dienstleister erhalten fertig konfigurierte Endgeräte mit Paketen zur Auftragsabarbeitung. Der Weg zu uns zurück ist dann der gleiche wie bei den internen Mitarbeitern, wenn es darum geht, die Daten vom Auftrag über das Smartphone ins GS-System zurückzuspielen.“

Die tatsächlichen Zähler, Regler und Hauseinführungen zu den Hausnummern werden aus dem kaufmännischen System lima – eine rhenag-Eigenentwicklung, die inzwischen bundesweit bei Versorgern im Einsatz ist – je nach anstehendem Auftrag, wie etwa Ablesung oder Wechsel, über eine weitere Schnittstelle übertragen. Die Zuordnung erfolgt über die Angaben der Entnahmestelle zur Hausnummer.

Medienbrüche fallen weg

Beim Kunden vor Ort lassen sich in der App GS-Touch bereits hinterlegte Stammdaten anzeigen oder neue Daten wie Zählerstand und Fotos zur Dokumentation direkt erfassen. Hier kommt die Zählererfassung per Kamera über das Modul des Anbieters pixolus zum Einsatz. Der Zählerstand wird aus dem Foto ausgelesen und automatisch ins GS-System eingetragen. Ebenso lassen sich Scanfunktionen verwenden, um zum Beispiel einen neu eingebauten Zähler aufzunehmen.

Die Smartphone-Anwendung wurde von Rhein-Sieg Netz gemeinsam mit GreenGate so konzipiert, dass die Monteure damit ohne Medienbrüche arbeiten können. Ebenso gehöre die Nutzung unterschiedlicher Dokumentvorlagen der Vergangenheit an. „In der Nachbearbeitung liegt der große Vorteil“, ergänzt Jochen Günter, „unsere Monteure arbeiten unmittelbar im System, hier muss nichts neu abgearbeitet werden. Positiv ist auch die Kontrollfunktion über den Zugriff auf hinterlegte Daten zu werten.“

Daten für Abrechnung exportieren

Nach dem Zurückspielen der erledigten Aufträge in den GS-Manager – zur Archivierung auch als PDF abspeicherbar – werden die Daten mit den Fotos der Zählerstände für die kaufmännische Abrechnung nach lima exportiert. Der Meister kann ebenso wie die Disposition nicht erledigte Aufträge und erfasste Mängel einsehen, beurteilen und entsprechend reagieren. „Dadurch, dass im GS-System auf einheitliche Dokumentvorlagen zurückgegriffen werden kann, werden die Nachbearbeitungsprozesse über unterschiedliche Standorte einheitlich ausgeführt“, schließt Jochen Günter ab.

Weitere Projekte geplant

Momentan steht bei Rhein-Sieg Netz und Westerwald-Netz der weitere Ausbau der digital gestützten Prozesse mit dem GS-System an. Fortan sollen sowohl die Störungsannahme als auch die Regelanlagenwartung über den GS-Manager laufen. Peter Krupp: „Konkret sprechen wir hier über 2.000 Objekte, die regelmäßig geprüft werden müssen, vom Hydranten über Stromaggregate bis hin zu Akkubohrschraubern oder Leitern.“ Auch die Zeitbuchung auf die unterschiedlichen Aufträge soll künftig über das GS-System abgewickelt und in die Auftragswirtschaft der rhenag überspielt werden.
Die Einführung des GS-Managers sei innerhalb eines Jahres erfolgt, sodass der Zeitaufwand wohl auch bei den Folgeprojekten vertretbar sein wird. (ds)

GreenGate AG
Sarah Petrovic
s.petrovic@greengate.de
www.greengate.de

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