Zolar digitalisiert Posteingang

16.09.2021 – Der Solartechnikanbieter Zolar will die Anzahl eingehender analoger Briefe so weit wie möglich reduzieren. Dafür hat Zolar mit Caya einen Dienstleister beauftragt, der die eingehende Briefpost digitalisiert.

Caya Digitalisierung Web
Mit der Lösung von Caya will Zolar die Briefpost digitalisieren. Foto: AMN Data Solutions GmbH

Digitalisierung bildet die Basis für Remote Work

Mit der steigenden Mitarbeiterzahl wuchs auch das Volumen eingehender Briefpost, beispielsweise von den Sozialversicherungsträgern. Hinzu kam, dass das Unternehmen Anfang 2021 auf Remote Work umstellte. Eine große Herausforderung dabei war, allen Mitarbeitern die für sie relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Dazu gehört auch die täglich eingehende Briefpost. Vor der Zusammenarbeit mit Caya haben die Mitarbeiter von Zolar die Post im Büro empfangen, gescannt und per E-Mail weiterleitet. „Diese Vorgehensweise war weder effizient noch entsprach sie unserer Vorstellung eines ganzheitlichen Remote-Work-Konzeptes. Außerdem haben die eingehenden Briefe unsere Prozesse verlangsamt“, erläutert Dr. Müller, Chief Commercial Officer bei Zolar.

Bei der Suche nach einem Partner stieß der Solaranbieter auf Caya. Das Unternehmen ist ebenfalls in Berlin ansässig und verarbeitet tagesaktuell die Briefpost seiner Kunden. Darüber hinaus bietet Caya mit der Document Cloud ein Dokumenten-Management-System an. Mit der Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert Caya die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse.

Über Zolar
Das Start-up Zolar bietet Photovoltaikanlagen zum Festpreis an, die Eigenheimbesitzer online planen, vergleichen und beauftragen können. Mithilfe des eigens entwickelten Zolar-Online-Konfigurators haben Hausbesitzer die Möglichkeit, die Komponenten ihrer PV-Anlage den eigenen Wünschen entsprechend anzupassen. Seit Unternehmensgründung im Jahr 2016 haben Kunden Zolar zufolge 6.000 Tonnen CO2 eingespart.

Schnelleres Onboarding und zügigere Rechnungsbearbeitung

Bei Zolar ist ein Großteil der Post an das Office Management bzw. Accounting adressiert. „Wir sind jetzt viel flexibler und können die Post wesentlich schneller verteilen“, sagt Dr. Sarah Müller. So konnte beispielsweise das Unternehmen den Freigabeprozess eingehender Rechnungen beschleunigen, sodass diese schneller beglichen werden. Zusätzlich liest Caya Rechnungsinformationen per OCR-Scan aus. Damit entfällt einerseits das händische Abtippen buchungsrelevanter Informationen und andererseits eine zeitaufwendige Suche nach Rechnungen in Aktenordnern. Über Schnittstellen werden die per OCR-Scan ausgelesen Daten automatisch in andere Tools übertragen – im Vergleich zur analogen Briefpost ein schnellerer Prozess. Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter gelingt einfacher, da diese nach kürzerer Zeit ihre Dokumente erhalten.

Digitale Tools vereinfachen die Kommunikation

Über Caya
Caya ist ein 2017 gegründeter Digitalisierungsdienstleister für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert Caya die tägliche Briefpost seiner Kunden. Mit der Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert Caya die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse.

Seit Jahresbeginn hat Zolar zusätzlich neue Kommunikationsformate eingeführt, die den Informationsfluss innerhalb des Teams sicherstellen sollen. Dazu gehört ein monatlich stattfindendes Meeting, in dem sämtliche Zahlen geteilt und Themen diskutiert werden. Darüber hinaus hat Zolar mit Leapsome ein digitales Feedback-Tool eingeführt, mit dem wöchentlich die Stimmung der Beschäftigten ausgewertet wird. Außerdem will das Management über objektive Kennzahlen jederzeit Kenntnis darüber haben, wie das Unternehmen bei der Zielerreichung steht.

Dr. Sandra Müller fasst zusammen: „Caya hat uns am meisten dabei geholfen, den Prozess der Briefpostverarbeitung zu beschleunigen. Wir haben bei der Postverteilung keine Verzögerung und es muss keiner mehr im Büro sein, nur um Dokumente in Empfang zu nehmen. Außerdem ist sichergestellt, dass alle Dokumente vorhanden sind.“ (ds)

www.zolar.de
www.getcaya.com

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