28.01.2022 – Mit dem Modul „aufgabenmanagement“ können die Nutzer des ORGA-MAN „kontaktrackers“ ihr Tool zu einem Tracking-System weiterentwickeln. Damit behalten sie die im Zuge des Kontaktes entstandenen Aufgaben sowie deren Bearbeitungsstand jederzeit online im Blick.
Mit dem „kontakttracker“-Tool der Projekt:Unternehmensberatung können Kundenservicemitarbeitende digital Kontakte erfassen, um auf dieser Basis z.B. Kundenverhalten, Produkt- und Leistungsangebot oder mögliche Prozessanpassungen im Nachgang analysieren zu können.
Darüber hinaus ergeben sich im Zuge von Kunden- oder Interessentenkontakten oft Aufgaben, die zum Teil später, durch andere Personen oder Unternehmenseinheiten bearbeitet werden müssen, wie z.B. Beschwerden. In diesem Sinne greifen die delegierenden Mitarbeitenden oftmals zum Notizzettel, zur E-Mail oder zum Telefon, um die entsprechenden Arbeiten zu notieren und zu übergeben. Das Problem dabei: In vielen Fällen erhält derjenige, der die Aufgabe delegiert hat, keine Rückmeldung zum Status quo der Bearbeitung. Im ungünstigsten Fall wird die Aufgabe nicht erledigt, weil sie schlichtweg vergessen wird. Dies führt häufig beim Kunden zu Unzufriedenheit sowie zu Prozessineffizienzen im gesamten Unternehmen.
Mit dem Modul „aufgabenmanagement“ kann eine Aufgabe mit allen relevanten Informationen mit einem Schritt versehen werden. Bild: Projekt:Unternehmensberatung GmbH
Aufgabenmanagement: Prozesse und Status im Blick
Nutzer des „kontakttrackers“ können nun unter Zuhilfenahme des „aufgabenmanagements“ direkt aus dem erfassten Kontakt eine Aufgabe generieren und diese mit allen relevanten Kontaktinformationen sich selbst, einer einzelnen Person oder an ein Teampostfach weiterleiten. Das System erzeugt beim verantwortlichen Anwender eine systemseitige Aufgabe und schickt parallel eine E-Mail an die zur Aufgabenerledigung in Frage kommenden Personen oder ausgewählten E-Mailadressen. Der Delegierende behält so die Aufgabe und den Status jederzeit im Blick, bis diese durch den Empfänger als erledigt gekennzeichnet wurde.
Der Einfachheit halber kann die Statusbearbeitung der Aufgabe direkt aus der E-Mail heraus erfolgen. Will man die Information einfach nur weitergegeben, besteht auch die Möglichkeit der automatischen Erledigung direkt nach Aufgabenversand. Für die reine Statusbearbeitung ist nicht mal ein direkter ORGA-MAN Zugang über die Applikation notwendig. Somit benötigt auch nicht jeder Mitarbeitende einen lizensierten Account. Die Stadtwerke Witten haben den „kontaktracker“ seit etwa zwei Monaten im Einsatz. (ds)