Instandhaltung digitalisiert

31.03.2022 – Eine digitale Oberfläche statt 150 Formulare – die Field Service Management Lösung NEO Mobile von Axians erleichtert den Monteuren der Städtischen Werke Magdeburg nicht nur die Dokumentation.

Stadtwerke müssen ihre Anlagen und Netze betriebsbereit halten, um die Versorgung der Bevölkerung zu gewährleisten. Die Digitalisierung bietet die Chance, organisatorische Abläufe zu optimieren, um mehr Transparenz zu erzeugen und Daten intelligenter zu nutzen. Die Städtischen Werke Magdeburg (SWM) begannen mit der Transformation bereits im Jahr 2009. Das Unternehmen versorgt 240.000 Einwohner in Sachsen-Anhalts Landeshauptstadt und der Umgebung mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser und übernimmt die Abwasserentsorgung. Im ersten Schritt stellten die SWM Prozesse, Strukturen und Workflows auf den Prüfstand – und zwar alle, die mit der Wartung und Instandhaltung technischer Anlagen zu tun hatten. „Als weitere Effizienzsteigerungsmöglichkeit wollte die technische Geschäftsführung eine mobile Instandhaltungslösung einführen“, sagt Ulrich Heinemann, Leiter technische Anwendungen im Bereich Organisation und Datenverarbeitung bei SWM.

Alle Instandhaltungs­prozesse optimieren

Die Mitarbeiter des Anlagen- und Netzservice der SWM warten und inspizieren täglich die Netze und Anlagen, richten Hausanschlüsse ein oder kontrollieren die Funktionsfähigkeit von Armaturen (beispielsweise Hydranten). Sie erhalten dafür einen Arbeitsauftrag, in dem sie die durchgeführten Tätigkeiten dokumentieren. Störungen werden durch Störmeldungen und Versorgungsunterbrechungsmeldungen dokumentiert. Vor der Einführung der mobilen Lösung nutzten sie dazu viele unterschiedliche Dokumente auf Papier.

Wartungsarbeiten Schalt­anlage
Wartungsarbeiten an der neuen 10-kV-Schalt­anlage im Umspannwerk Buckau. Foto: Städtische Werke Magdeburg GmbH & Co. KG

Der Ablauf der Instandhaltungsprozesse sollte nun optimiert werden. Das Ziel war, alle Instandhaltungs- und Wartungsleistungen, Störungsbeseitigungen und Dienstleistungen für Dritte über eine mobile Lösung zu beauftragen, zu dokumentieren und abzurechnen. Damit wollten die Städtischen Werke zugleich die Nachweispflicht im Fall eines Schadens gewährleisten, denn mithilfe einer digitalen Dokumentation kann exakt belegt werden, wann welcher Mitarbeiter welche Arbeiten erledigt hat. Weil die SWM für die Abwicklung der Instandhaltungsprozesse das SAP-Modul PM nutzt, sollte die neue Technologie sich nahtlos in die Systemwelt integrieren. Gleichzeitig musste es möglich sein, mit der Software Serviceaufträge für Dritte abzuwickeln.

Die Lösung: NEO Mobile

Nach Sichtung verschiedener Angebote fiel die Entscheidung zugunsten der Lösung NEO Mobile, die heute zur Axians NEO Solutions & Technology GmbH gehört – vielleicht auch, weil ein Stadtwerk in vergleichbarer Größe das Tool bereits erfolgreich nutzt.

„Bei der Axians NEO Suite handelt es sich um eine ganzheitliche Workforce-Management-Lösung“, erläutert Frank Trompke, Produktmanager NEO Mobile bei Axians NEO Solutions & Technology. „Sie verknüpft alle Beteiligten in der Instandhaltung, etwa Monteure, Anlagen, Betriebsmittel und auch Auftraggeber und Kunden. Die End-to-End-Software integriert sich tief in das SAP-System.“ Mit der Software haben Techniker unterwegs alle Anlagen-, Auftrags- und Meldungsdaten jederzeit im Blick. Rückmeldungen zu Wartungen oder Störungen spielen sie in Echtzeit zurück zu SAP oder können diese bei fehlender Internetverbindung offline speichern.

Statt Dokumente zu drucken und Papierbelege zu archivieren, verwenden sie ein mobiles Gerät mit der Software. Das spart Zeit sowie Kosten, reduziert Fehler und erhöht die Dokumentationssicherheit. Über die anpassbare Benutzeroberfläche lässt sich das Tool einfach bedienen – sowohl auf größeren Windowsbasierten Laptop-Bildschirmen als auch auf einem modernen Tablet.

Computer Software
NEO Mobile ist in Magdeburg heute an SAP S/4 HANA angebunden und bei 170 Mitarbeitern im täglichen Einsatz. Foto: everything possible / shutterstock.com

Einführung der Field Service Management Lösung im Team

Vor der eigentlichen Projekteinführung diskutierten die Städtischen Werke ihre Anforderungen mit den Experten von Axians. Nach einer rund sechsmonatigen Entwicklungs- und Testphase startete der Produktivbetrieb, der Rollout über alle Bereiche dauerte circa zwei Jahre. Zuerst arbeiteten Key User mit der neuen Lösung. Frank Trompke, Produktmanager NEO Mobile bei Axians NEO Solutions & Technology, erklärt: „Wir sind agil vorgegangen und haben mit der Scrum-Methode gearbeitet.“ Viele Anforderungen und Lösungsansätze wurden bewusst während des Prozesses anhand der ersten Erfahrungen definiert. In Magdeburg wurde dafür ein Team gebildet, in dem SWM- und Axians-Mitarbeiter eng zusammenarbeiteten.

Eine Herausforderung beim Rollout war, dass viele Monteure anfangs Berührungsängste hatten. Bis dahin hatten sie im Arbeitsalltag wenig Erfahrung mit digitalen Tools gesammelt. Und obwohl alle Prozessschritte mit dem Betriebsrat abgestimmt wurden, hatten manche auch Vorbehalte gegen die neue Transparenz. Um diese zu überwinden, wählte Ulrich Heinemann einen pragmatischen Ansatz: Für die Zeit des Rollouts verlegte er seinen Arbeitsplatz einen Tag pro Woche in das Gebäude, in dem die Monteure stationiert sind. Wer Fragen hatte oder unsicher war, konnte direkt Kontakt aufnehmen. „Das war ein wesentlicher Faktor für das Gelingen des Umstiegs“, sagt Heinemann.

Einsatz der Field Service Management Lösung in der Praxis

Seit der Einführung der Software vor etwa zehn Jahren hat sich einiges getan – auf beiden Seiten. Die Städtischen Werke implementierten SAP S/4 HANA. Axians unterstützte diesen Systemumzug mit einer vollständig neuen Programmversion von NEO Mobile. Verbesserungen und neue Abläufe wurden ergänzt. Ulrich Heinemann lobt die hohe Performance und die Usability des Tools. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sei auch darum inzwischen „viel, viel größer“.

Knapp 170 Mitarbeiter arbeiten heute in Magdeburg täglich mit NEO Mobile. Nutzten sie es zu Beginn vorwiegend auf Laptops, steigen einige nach und nach auf Tablets um. Sie erfassen über das mobile Gerät Zeiten, Checklisten, technische Stammdaten oder Messbelege. Andere nutzen weiterhin Laptops, auf denen parallel technische Fachapplikationen für unterschiedliche Anlagen laufen.

Die Vorteile von NEO Mobile für die SWM kann Frank Trompke in Teilen sogar beziffern: „Rund 150 verschiedene Papierdokumente wurden in einer einheitlichen Oberfläche digitalisiert.“ Diese stammten aus der Zeit vor der Gründung der SWM 1993. Damals gab es eigenständige Versorger für Gas, Wasser, Energie und Wärme sowie einen Abwasserbetrieb. Alle hatten eigene Formulare und Abläufe. Erst mit Einführung der Software wurden sie vereinheitlicht und stehen nun digital bereit – und müssen nicht mehr gedruckt, mitgenommen, zurückgebracht und abgeheftet werden. Zudem können nicht nur Aufträge erzeugt, auf dem mobilen Gerät gesteuert, zurückgemeldet und abgerechnet werden. Techniker können damit Meldungen bearbeiten und anlegen, Messdaten und Messwerte erfassen sowie Checklisten und Stammdaten bearbeiten. „Früher wurden einzelne Aufträge auf einen Dauerauftrag gebucht, der zu einem Zeitpunkt erfasst wurde“, ergänzt der Produktmanager. „Jetzt ist jede Tätigkeit an einem konkreten technischen Objekt – beispielsweise einem Hydranten – abgebildet und kann abgerechnet werden.“

Mit der Einführung von NEO Mobile haben die Städtischen Werke Magdeburg die Digitalisierung also deutlich vorangetrieben: Alle Abläufe rund um Wartung und Instandhaltung laufen reibungsloser und effizienter ab. (pq)

Axians NEO Solutions & Technology GmbH
Frank Trompke
frank.trompke@axians.de
www.axians.de

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