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Wissen vor der Rente retten

07.12.2023 – Damit Fachwissen nicht in den Ruhestand geht, entwickelten die Mainzer Stadtwerke in einem Gemeinschaftsprojekt kapiro – ein webbasiertes multimediales Wissensmanagement-Tool, das in einfachen Schritten Wissen festhält und weitergibt.

Wissen ist Macht, heißt es. Aber Wissen verschwindet auch. Junge Fachkräfte in Deutschland sind mit ihrem Fachwissen auf ältere, erfahrene Kolleg:innen angewiesen, die möglicherweise schon im Ruhestand sind. Im letzten Jahr sind in Deutschland etwa 1,7 Millionen Menschen in Rente gegangen und mit ihnen wertvolles Know-how, das nicht immer an die Nachfolger:innen weitergegeben werden konnte. Bis 2036 werden laut Statistischem Bundesamt weitere 12,9 Millionen Erwerbstätige das Rentenalter überschreiten, das sind 30 Prozent der dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehenden Arbeitskräfte. Immer wieder müssen schon heute pensionierte Fachkräfte reaktiviert werden, weil ihre Kenntnisse fehlen.

Foto: goodluz / shutterstock.com

Mit dieser Situation mussten sich auch die Mainzer Stadtwerke 2019 auseinandersetzen. Nach einer internen Hochrechnung werde sich bis 2032 etwa 50 Prozent der Belegschaft in den Ruhestand begeben und Kenntnisse mitnehmen, die nirgendwo systematisch erfasst wurden. Was erfasst worden war, lag verstreut in Ordnern und Dateien. Der Leiter Digitalisierung bei den Mainzer Stadtwerken und Projektverantwortlicher für die Wissensplattform kapiro, Roman Benteler, berichtet von Fällen, bei denen Anleitungen und wichtige Sicherheitshinweise einfach schnell auf die Wand geschrieben wurden. „Das mag auf den ersten Blick ganz nützlich erscheinen, jedoch ist auch schnell mal über sowas darübergestrichen“, folgert Benteler. Es musste also eine digitale Sammelstelle gefunden werden, um das vorhandene Wissen zu halten. Da sich am Markt keine Lösung fand, beschloss das Team kurzerhand, ein eigenes Tool zu entwickeln, das ganz auf die eigenen Bedürfnisse ausgerichtet ist.

Sammelstelle für Wissen

Das Ziel bestand darin, ein unkompliziertes System zu kreieren, welches mit minimalen Features auskommt, um Wissen und Prozesse zu dokumentieren. Als Gemeinschaftsprojekt der Mainzer Stadtwerke und ihrer Tochtergesellschaft Kraftwerke Mainz-Wiesbaden (KMW) sowie der beiden Netzbetreiber Koblenz und Worms-Alzey wurde in Zusammenarbeit mit der Digitaltochter des ZDF, ZDF Digital, die webbasierte Wissensplattform kapiro entwickelt. Seit der Einführung des Tools im Januar 2022 können Fachkräfte hier ihr Wissen in Form von multimedialen Schritt-für-Schritt-Anleitungen festhalten und ihren Kolleg:innen zur Verfügung stellen. Dabei wurde auf eine einfache und verständliche Gestaltung ohne komplizierte und überflüssige Zusatzfunktionen geachtet, wie Yanic Berthes, Wissensmanager bei den Stadtwerken Mainz, erklärt. „Man muss sich vor Augen halten, dass die Menschen, die von kapiro profitieren sollen, eher nicht zu der technikaffinen Generation gehören. Unser Anspruch war es daher, dass kapiro für jedermann bedienbar sein sollte und dass man sich durch die Beschränkung der Funktionen nicht groß verklicken kann.“

Schritt für Schritt zur fertigen Anleitung

Ob über das Suchfeld oder die Filterung – die passende Anleitung ist schnell gefunden. (Foto: Mainzer Stadtwerke AG)

Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach und anwenderfreundlich gehalten. Neue Anleitungen können direkt im System über den Button „Neue Anleitung anlegen“ erstellt werden, wo zunächst die wichtigsten Vorabinformationen, wie etwa Titel und Expert:in, hinterlegt werden. Optional können der Standort oder auch andere Vorabhinweise wie das benötigte Werkzeug oder Sicherheitsverweise zugefügt werden. In einzelnen Abschnitten beschreibt der oder die Verfasser:in dann genaustens die einzelnen Arbeitsschritte und deren Durchführung. Auch hier führt das Programm durch den Erstellungsprozess. Neben den schriftlichen Anleitungen können zur Veranschaulichung auch verschiedene Videos und Bilder – die separat nochmals detailliert bearbeitet werden können – zu den jeweiligen Schritten hinzugefügt werden. Auf diese Weise wird die Arbeit auch für Personen erleichtert, deren Muttersprache nicht unbedingt Deutsch ist oder die generell Probleme mit dem Verständnis der schriftlichen Beschreibung der Arbeitsschritte haben.

In einem Vorschaumodus kann sich der oder die Verfasser:in die Anleitung zwischenzeitlich immer wieder aus Sicht der späteren Leserschaft anschauen. Ist die Anleitung wunschgemäß fertiggestellt, kann sie über den Button „Zur Freigabe senden“ an die Redaktion weitergeleitet werden. Die redaktionelle Rolle übernehmen in der Regel Fachexpert:innen wie Meister oder Bereichsleiter:innen, die die jeweiligen Anleitungen auf ihre Richtigkeit überprüfen und die Möglichkeit haben, Erläuterungen oder Korrekturen anzufordern. Sollte sich zu einem späteren Zeitpunkt herausstellen, dass das Verfahren geändert werden muss, kann die Anleitung jederzeit überarbeitet werden.

Nach der finalen Freigabe der Anleitung durch die Redaktion ist sie für alle Mitglieder der Wissensgruppe unter „Anleitungen“ mit einem Klick abrufbar. Anwender:innen werden Schritt für Schritt durch die einzelnen Prozessphasen geführt. Alternativ kann über das Inhaltsverzeichnis auf der linken Seite direkt zum gewünschten Arbeitsschritt gesprungen werden. Die Anleitungen lassen sich für die User:innen auch ganz einfach speichern oder downloaden, um sie immer und überall – auch ohne Internet – zur Hand zu haben.

Mit Erfolg im Einsatz

Als Produkt der Stadtwerke Mainz und der KMW ist kapiro seit Januar 2022 fester Bestandteil der internen Betriebsabläufe und über verschiedene Lizenzmodelle auch für andere Unternehmen verfügbar. Yanic Berthes sieht in kapiro eine große Chance, um die Prozesssicherheit sowie Unabhängigkeit zu erhöhen und das Unternehmenswissen auf dem neuesten Stand zu halten.

Um kapiro entsprechend in das operative Tagesgeschäft zu integrieren, wurden sogenannte Leuchtturmabteilungen eingesetzt, um die Akzeptanz der Wissensmanagementlösung in anderen Abteilungen zu fördern und als Vorbild zu dienen. Erste Erfahrungen zeigten dabei, dass ein Großteil der Fachkräfte bereit ist, Zeit in die Dokumentation zu investieren und die Anleitungen auch tatsächlich genutzt werden. „Wenn es doch mal mit der Technik hakt, helfen die Jüngeren den Älteren und lernen schon beim Dokumentieren voneinander. Da arbeiten die Generationen Hand in Hand“, berichtet Roman Benteler zufrieden. Wichtig sei auch, zu überlegen, welche Prozesse dokumentiert werden sollen. „Wenn man es sinnvoll einsetzt, ist kapiro eine optimale Ergänzung zu bereits vorhandenen Checklisten oder ähnlichem“, ist sich Benteler sicher.

Ein weiterer Betrieb, wo kapiro bereits erfolgreich integriert wurde, sind die Mainzer Netze. Dort wurden mittlerweile von den Fachleuten bereits 100 Anleitungen für relevante technische, aber auch kaufmännische Arbeitsabläufe erstellt, von denen auch zukünftige Mitarbeiter:innen profitieren können. Künftig soll das Wissensmanagement-Tool auch andere Bereiche der täglichen Arbeit unterstützen und erleichtern, etwa die Einarbeitung neuer Fachkräfte oder die Zusammenarbeit von Auszubildenden und Mitarbeitenden, erklärt Berthes. „Ganz ohne die Kolleg:innen aus ihrem wohlverdienten Ruhestand holen zu müssen.“ (pms)

www.kapiro.de