23.09.2026 – Das Heimladen von Dienstfahrzeugen korrekt zu erfassen und abzurechnen, ist nicht ganz trivial. Phoenix Contact führt Erfahrungen aus der Praxis und aktuelle Vorgaben im Charge Repay Service zusammen.
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Die Elektrifizierung von Fuhrparks schreitet merklich voran und dementsprechend laden immer mehr Mitarbeitende ihre Dienstwagen auch an den heimischen Wallboxen. Doch als Betreiber der E-Flottenfahrzeuge sollten die Unternehmen im Idealfall vorab definieren, wie sie dem eigenen Mitarbeiter die beim Heimladen entstehenden Stromkosten erstatten werden. „Wer Dienstwagen zuhause laden lässt, sollte daher früh klären, welche Abrechnungsmethode zum Fuhrpark und zu den internen Prozessen passt. Neben der steuerlichen Zulässigkeit zählt vor allem, ob die Lösung im Alltag funktioniert. Wichtige Fragen sind unter anderem: Wie wird die zuhause geladene Strommenge nachvollziehbar erfasst? Soll die Erstattung pauschal oder auf Basis der tatsächlichen Stromkosten erfolgen? Wie werden individuelle Strompreise, Tarifwechsel oder Photovoltaik berücksichtigt und wie gelangen die Daten in das Fuhrparkmanagement, die Payroll oder das Abrechnungssystem?“, erläutert Anton Schönenberg, Business Development Manager bei der Phoenix Contact SmartBusiness GmbH.
Aus dem Praxislabor in die Welt
Für das Elektrotechnikunternehmen bildeten diese und weitere Überlegungen bereits vor einigen Jahren den Ausgangspunkt, sich mit dem Themenkomplex Heimladen intensiver zu befassen. Viele Mitarbeitende des Blomberger Unternehmens hatten schon früh ineine eigene Wallbox investiert und wollten diese auch zum Laden der Dienstfahrzeuge verwenden. Hierzu war es jedoch notwendig, die Ladedaten zuverlässig zu erfassen und in die bestehenden Prozesse zu integrieren. Aus diesen Anforderungen resultierte schließlich die Lösung Charge Repay Service, erinnern sich Andreas Tappe & Klara Theresa Helmig, beide Mitarbeiter vom Fuhrparkmanagement bei Phoenix Contact: „Mit der zunehmenden Zahl an E-Dienstwagen wurde es für uns immer aufwendiger, die Heimladungen korrekt und nachvollziehbar abzurechnen. Der Charge Repay Service hat uns hier enorm entlastet: Über die Admin-Oberfläche können wir Dienstfahrzeugnutzende einfach verwalten und alle Ladevorgänge zentral einsehen. Die Dienstfahrzeugnutzenden hinterlegen ihre Strompreise und Kilometerstände selbst – das spart uns Zeit und reduziert Rückfragen. Besonders hilfreich ist auch die Möglichkeit, Reports über die Ladevorgänge von einzelnen Dienstfahrzeugnutzenden oder Monatsübersichten zu erstellen. Dies ermöglicht uns eine aufwandsarme Rechnungsprüfung und Übermittlung der Daten an die Buchhaltung.“
Die Webanwendung des Charge Repay Service von Phoenix Contact unterstützt Mitarbeitende bei der Erfassung und Kennzeichnung von Heimladevorgängen. (Foto: Phoenix Contact Smart Business GmbH)
Zunächst sollte die Lösung lediglich die Prozesse bei Phoenix Contact unterstützen, doch mittlerweile kommt der Service ebenfalls in anderen Unternehmen bei der automatisierten Abrechnung der Heimladekosten von Dienst- und Firmenwagen zum Einsatz. Nach Angaben der Entwickler liegt ein USP des Charge Repay Services darin, dass es unabhängig von der gewählten Erstattungsmethode zum Einsatz kommen kann.
Von Pauschalen und exakten Rückvergütungen
Spätestens seit dem Inkrafttreten der neuen steuerrechtlichen Regularien ab Anfang des Jahres 2026 ist die Frage, welches Erstattungsmodell in der Praxis von den Unternehmen genutzt wird, wichtig für die Prozessabwicklung im Hintergrund. Generell haben Unternehmen zwei Möglichkeiten die Vergütung der Heimladevorgänge zu gestalten: Sie können die Erstattung auf Basis eines durchschnittlichen Strompreises berechnen oder die faktischen Stromkosten zugrunde legen. „Beide Modelle setzen eine nachvollziehbare Aufnahme der geladenen Strommenge voraus. Je nach Unternehmensstruktur kann sowohl die Strompreispauschale ebenso wie die exakte Abrechnung sinnvoll sein. Die neuen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen schaffen zusätzliche Möglichkeiten, machen aber auch eine Neubewertung bestehender Verfahren erforderlich“, erklärt Schönenberg.
Vereinfachung durch Strompreispauschale
Diskussion: Auswirkungen auf das Mess- und Eichrecht
Auch beim Heimladen bleibt das Mess- und Eichrecht neben den steuerlichen Vorgaben relevant. In der Praxis werden beide Themen nach Meinung einiger Fachleute jedoch ab und an miteinander vermischt. Vor diesem Hintergrund haben sie den Austausch mit mehreren deutschen Eichbehörden gesucht. Die Rückmeldungen zeigen, dass steuerliche Erstattungsregelungen und eichrechtliche Anforderungen weiterhin getrennt berücksichtigt werden sollten: Demnach bleiben die vorhandenen Anforderungen des Mess- und Eichrechts unabhängig von den steuerlichen Veränderungen bestehen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass eine steuerlich zulässige Erstattungslösung nicht automatisch alle eichrechtlichen Fragestellungen beantwortet. Daher ist es ratsam bereits bei der Auswahl einer geeigneten Lösung beide Regelungsbereiche zu beachten. (cp)
Mit der Einführung der Strompreispauschale für das Heimladen hat das Bundesministerium der Finanzen eine Vereinfachungsregelung für die Jahre 2026 bis 2030 umgesetzt – und parallel die bis 2025 genutzten festen Monatspauschalen auslaufen lassen. Die Strompreispauschale basiert auf einem Durchschnittswert, der sich am Haushaltsstrompreis des Statistischen Bundesamts für Verbraucher mit einem Jahresverbrauch zwischen 5.000 und 15.000 Kilowattstunden orientiert. Bei der Methode der Strompreispauschale weisen die Mitarbeitenden die daheim geladene Strommenge nach. Die Erstattung erfolgt anschließend durch Multiplikation der belegten Kilowattstunden mit dem veröffentlichten Durchschnittsstrompreis. „Aus unserer Sicht liegt der größte Vorteil dieses Modells in der Standardisierung. Unternehmen müssen unterschiedliche Stromanbieter, regionale Preisunterschiede oder Tarifwechsel der Mitarbeitenden nicht einzeln berücksichtigen. Sie erhalten damit eine einheitliche und nachvollziehbare Berechnungsgrundlage, die den administrativen Aufwand reduzieren kann“, ordnet Schönenberg das Verfahren ein.
Rückvergütung der tatsächlichen Stromkosten
Alternativ können Unternehmen die tatsächlichen Stromkosten ihrer Mitarbeitenden auch direkt rückvergüten. Hierfür wird die nachgewiesene Strommenge zum Laden des E-Dienstwagens mit dem individuellen Strompreis des jeweiligen Haushalts multipliziert. Dabei können neben dem Arbeitspreis auch anteilige Grundkosten einbezogen werden. „Der Vorteil resultiert aus der präzisen Abbildung der tatsächlich entstandenen Kosten,“ so Schönenberg: „Mitarbeitende bekommen genau den Betrag zurückgezahlt, der für das Laden des Dienstwagens angefallen ist. Dem gegenüber steht ein höherer Verwaltungsaufwand. Die Unternehmen müssen individuelle Strompreise in definierten Abständen erfassen und Tarifänderungen nachvollziehen. Gerade bei größeren Flotten kann dies zusätzliche Prozesse erforderlich machen.“
Da die Energiewende auch das Heimladen von Dienstwagen verändert, indem zunehmend mehr Mitarbeitende über eine eigene Photovoltaikanlage verfügen oder dynamische Stromtarife nutzen, können sich verschiedene Kostenstrukturen herausbilden. Damit lässt sich nicht pauschal beantworten, welches Modell – Rückvergütung oder Pauschale – besser geeignet ist. Unternehmen sollten daher genau prüfen, welcher Ansatz zu ihren Prozessen, ihrer Fuhrparkstruktur und ihren administrativen Anforderungen passt. (cp)