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Rechnungsmanagement: Haken dran

04.10.2022 – Gemeinsam mit dem Buchhaltungssystem DATEV führten die Gemeindewerke Peißenberg in diesem Jahr die Software-Lösung FLOWWER ein, mit der sich das Rechnungsmanagement vollständig digital umsetzen lässt.

Die Gemeindewerke der oberbayerischen Kommune Peißenberg, unweit des Starnberger Sees, beliefern ihre Kunden mit Strom, Gas, Wasser und Wärme. Zudem betreibt der kommunale Versorgungsbetrieb den Gesundheits- und Bäderpark Peißenberg. Das bringt auch viel Arbeit für die Verwaltung und insbesondere die Buchhaltung der Gemeindewerke mit sich, wie Christian Scheuerer, der das Digitalisierungsprojekt in der Buchhaltung federführend betreute, erläutert: „Kam eine Rechnung per Post bei uns an, wurde sie zunächst händisch in der bisherigen Buchhaltungssoftware eingetragen. Anschließend wurde eine Allonge mit den relevanten Daten erstellt, die dann an das Sekretariat gegeben wurde. Von hier aus erfolgte wiederum die Zuteilung an die einzelnen Abteilungen.“

Besonders bei Außenstellen, wie etwa Bauhöfen, sei dies äußerst zeitintensiv gewesen. „Unsere Meister mussten die jeweiligen Rechnungen abholen, vor Ort prüfen, mit den Lieferscheinen abgleichen und anschließend wieder unterschrieben zur Buchhaltung zurückbringen. Erst dann konnten sie weiterverarbeitet werden. Je nachdem wie viel gerade zu tun war, konnte es so manchmal mehrere Tage dauern, bis eine Rechnung freigegeben war“, berichtet Scheuerer.

White Paper

Foto: Quang Ho / shutterstock.com

Umstieg auf Buchhaltungssystem DATEV

Aufgrund dieses langsamen und ineffizienten Prozesses war den Verantwortlichen der Gemeindewerke Peißenberg bewusst, dass das Rechnungsmanagement mithilfe einer intelligenten digitalen Lösung effizienter erfolgen musste. Mit dem Umstieg auf DATEV als neues Buchhaltungssystem bot sich schließlich die Gelegenheit, auch diesen Verwaltungsbereich grundlegend zu modernisieren. „Uns war von Anfang an klar, dass wir das Verteilen und Freigeben von Rechnungen möglichst einfach gestalten wollten. Auch Mitarbeiter, die sonst gar nichts mit IT zu tun haben, sollten das neue Programm problemlos bedienen können“, so der Projektleiter.

Im Herbst 2021 testete das Team verschiedene Workflow-Systeme und schnell kristallisierte sich FLOWWER als erste Wahl heraus. Neben dem einfachen Aufbau und der intuitiven Bedienung überzeugte die Software laut Scheuerer vor allem durch ihre hohe Kompatibilität zur DATEV-Systemlandschaft. Zudem sollten sich die Prozesse der Gemeindewerke Peißenberg flexibel abbilden lassen. „Bei der neuen Anwendung sollte sich auf jeden Fall eine Bagatellgrenze festlegen lassen, damit die Geschäftsführung nicht jeden Kleinbetrag freigeben muss. Außerdem war uns wichtig, dass sich die Workflows möglichst ausdifferenziert anlegen lassen, damit auch komplexere Sachverhalte abbildbar sind. Zum Beispiel, wenn Freigaben durch Mitarbeiter ohne Entscheidungsbefugnis, wie Werkstudenten oder Praktikanten, nochmal von einem Supervisor bestätigt werden sollen“, erklärt Christian Scheuerer.

Nach einer ersten Präsentation im November 2021 entschied man sich für die Lösung. Die gemeinsame Einführung von DATEV und FLOWWER erfolgte Scheuerer zufolge in relativ kurzer Zeit und sorgte für einen arbeitsintensiven Jahreswechsel bei den Gemeindewerken: „Wir mussten sehr viel neu erstellen und einrichten – ein neuer Kostenrahmen, neue Debitorennummern und mehr. Zwischenzeitlich wurde es da durchaus stressig und auch ein wenig chaotisch. Die FLOWWER-Anbindung selbst ging jedoch störungsfrei über die Bühne und konnte im Januar sozusagen nebenher umgesetzt werden.“

Großen Anteil am erfolgreichen Projektablauf hatte dem Digitalisierungsverantwortlichen zufolge der FLOWWER-Support: „Es war immer jemand erreichbar und Probleme konnten innerhalb kurzer Zeit gemeinsam gelöst werden. Vor allem da DATEV in Kommunalbetrieben noch nicht Standard ist, war dieser enge Austausch wichtig – zwischenzeitlich rief ich fast täglich bei FLOWWER an, um Fragen zu bestimmten Eigenheiten der Systeme zu klären.“ Nach einigen individuellen Anpassungen seien beide Software-Lösungen bestmöglich auf die Prozesse in der Buchhaltung der Gemeindewerke eingestellt.

Bildschirm Rechnungsmanagement Flowwer

Mit der Einführung der Software FLOWWER haben die Gemeindewerke Peißenberg ihr Rechnungsmanagement vollständig digitalisiert. Foto: Gemeindewerke Peißenberg KU

Digitales Rechnungs­management

Mit der Implementierung lässt sich das Rechnungsmanagement fast vollständig digital umsetzen: Nachdem eine Rechnung bei den Gemeindewerken eingeht, wird zunächst definiert, wie diese später in DATEV verarbeitet werden soll. Teilweise wird hier bereits die Kontierung vorgenommen, ansonsten übernimmt dies der zuständige Meister. Anschließend muss eine sachliche Freigabe erfolgen – die jeweiligen Mitarbeiter werden hierfür am Ende des Tages automatisch per Mail informiert und können die Freigabe am nächsten Morgen erteilen. Liegt der Betrag unter der definierten Bagatellgrenze, geht die Rechnung direkt zurück an die Buchhaltung, anderenfalls muss noch einer der beiden Geschäftsleiter seine Freigabe erteilen. Zuletzt sendet FLOWWER die freigegebenen Rechnungen an die Zwischenplattform „Unternehmen online“, die diese an DATEV weiterleitet. Dank der Schulungsangebote seitens FLOWWER laufe dieser Workflow fast reibungslos ab. „Wir bekamen zwei Online-Einweisungen in das neue System, damit alle Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten, diese auch umfassend verstehen“, so Christian Scheuerer.

Letzte Unklarheiten ausgeräumt

Wie bei nahezu jeder Einführung einer neuen IT-Anwendung gab es aber auch gelegentliche Unklarheiten. „Das Einstellen der Urlaubsvertretung für die Freigaben übernehmen aktuell noch häufig wir in der Buchhaltung, obwohl die Kollegen das eigentlich ganz einfach selbst machen könnten. Hier fehlt einfach noch die Vertrautheit mit der neuen Software“, erläutert Scheuerer. Er ist jedoch zuversichtlich, dass dies kein dauerhafter Zustand bleiben wird: „Wenn sich erstmal alle an das neue Vorgehen gewöhnt haben und man es noch das ein oder andere Mal erklärt hat, wird das alles gut funktionieren.“

Integrierte Lernfunktion

Die Verantwortlichen der Gemeindewerke Peißenberg sind zufrieden mit den neuen Möglichkeiten des digitalen Rechnungsmanagements. Somit bestehe auch noch kein Bedarf für umfassende Erweiterungen oder Weiterentwicklungen. Lediglich die Implementierung des CompanyMail-Tools müsse noch finalisiert werden. „Dadurch wird es möglich, Rechnungen aus Mail-Anhängen direkt in FLOWWER zu importieren. Im Moment bekommen wir noch viele Dokumente per Post, die wir dann einscannen. Zukünftig soll das aber alles digital werden. Aus diesem Grund geben wir schon jetzt unsere Mail-Adresse als Rechnungsadresse an“, sagte Scheuerer. Interessant für die zukünftige Nutzung findet er auch eine in der Software integrierte Lernfunktion: „Mit der Zeit kann diese, anhand der Logos und der Gestaltung, Rechnungen selbstständig zuordnen und den passenden Debitor eintragen. Das spart uns natürlich Arbeit und Zeit.“ (ds)

www.gemeindewerke-peissenberg.de
www.flowwer.de