13.09.2024 – Die EWR GmbH aus Remscheid hat ihre Einkaufsprozesse mit der Softwareplattform MailCenter der munich enterprise software vollständig digitalisiert.
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Täglich fünf Unterschriftenmappen fanden früher ihren Weg auf den Schreibtisch von Annette Schicht, die bei der EWR GmbH die Materialwirtschaft leitet. Das ist nicht verwunderlich, denn bei dem Energie- und Wasserversorgungsunternehmen des Stadtwerke Remscheid-Unternehmensverbundes mussten Bestellungen durch Unterschrift freigegeben werden – und zwar auf Papier. Da kommt einiges zusammen, denn die EWR GmbH versorgt mit circa 260 Beschäftigten die rund 112.000 Einwohner:innen der Stadt Remscheid mit Strom, Gas, Wasser und Wärme und bietet zusätzlich technische Energiedienstleistungen an.
Materialwirtschaft in SAP
In der Einkaufsabteilung arbeiten die vier Beschäftigten mit SAP und versenden aus dessen Materialwirtschaftsmodul heraus Bestellungen an eine Vielzahl von Lieferanten, pro Jahr rund 5.000 Stück. Diese müssen zunächst innerhalb des Einkaufs nach dem Vieraugenprinzip freigegeben werden, bei Überschreiten bestimmter Wertgrenzen noch von weiteren Führungsebenen. Erst anschließend kann eine Bestellung das Haus verlassen – früher selbstverständlich per Post. „Ein Verfahren der alten Schule, das gekennzeichnet war durch lange Freigaben und zusätzlichen Kosten für den Versand“, sagt Annette Schicht.
Inzwischen nutzt EWR dafür das Tool MailCenter des Herstellers munich enterprise software, mit dem sie ihre Einkaufsprozesse vollständig digitalisiert hat. Die Lösung ist als Kommunikationsdrehscheibe in das SAP-System integriert und ermöglicht der Einkaufsabteilung einen zentralen, digitalen Versand von Bestellungen. Die Freigabeprozesse wurden ebenfalls in einen digitalen Workflow überführt, zu dem beispielsweise auch automatisierte Benachrichtigungen per Mail oder Smartphone sowie digitale Freigaben gehören.
Bestellungen am gleichen Tag
Die Digitalisierungsplattform hat die Arbeit bei der EWR heute deutlich beschleunigt, die Freigabe- und Genehmigungsverfahren laufen effizienter. Bestellungen verlassen deutlich schneller das Haus – 95 Prozent davon noch am Tag ihrer Erzeugung. Mittlerweile versendet das Unternehmen deshalb auch weitere Dokumentarten wie Gutschriften und Rechnungen über die Plattform.
Ein Zusatzmodul für die Outlook-Integration dient in Rem- scheid der Ablage eingehender E-Mails an ihren dazugehörigen SAP-Belegen. Denn nach Erhalt der Bestellung schicken die Lieferanten ihre Auftragsbestätigungen zurück – früher zumeist per Post – und diese mussten dann erst einmal gescannt werden. Durch derlei Brüche in der internen Kommunikation kommen Prozesse ins Stocken, sind intransparent und zeitraubend, weil Informationen nicht vollständig vorliegen. Für die Verantwortlichen in der Materialwirtschaft, aber auch für Kund:innen und Lieferanten ist das oft unbefriedigend.
Integration von Outlook und SAP
Auch die Integration von Outlook und SAP stellt vor diesem Hintergrund eine enorme Verbesserung dar. Sie reduziert Suchzeiten und beschleunigt die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Ruft ein Geschäftspartner an und verlangt nach einer Information, muss man nicht erst herausfinden, wo diese abgelegt ist. Stattdessen sind alle Vorgänge in Outlook ebenso wie in SAP gebündelt verfügbar. Für EWR bedeutet dies: Eine per E-Mail eingehende Auftragsbestätigung kann der Einkauf sofort der Bestellung zuordnen und ablegen. Eine einfache Möglichkeit also, kritische Geschäftsabläufe zu beschleunigen. (pq)