16.09.2024 – Mit der Vertragsmanagementlösung Fabasoft Contracts ist es der BayWa AG gelungen, ihre Lieferantenvereinbarungen zu standardisieren und zu digitalisieren.
Produktbeschreibungen, Preistabellen, Lieferpläne, Sondervereinbarungen: Das sind nur einige Beispiele für wichtige Bestandteile von Verträgen, mit denen Mitarbeiter:innen in den Einkaufsabteilungen der Energiebranche täglich arbeiten. Die Vertragsdokumente sind dabei meist sehr individuell. Sie manuell aufzusetzen, zu verwalten, anzupassen und zu kontrollieren, erfordert umfangreiche Ressourcen.
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Vor diesem Problem stand auch die BayWa AG. Das international tätige Handels- und Dienstleistungsunternehmen hat sich in seiner 100-jährigen Firmengeschichte ein Lieferantennetzwerk im sechsstelligen Bereich aufgebaut, mit dem eine Vielzahl von Verträgen bestehen: Bis zu 100 Vereinbarungen pro Lieferant, die im Falle von Reklamationen, Regressen oder Produktrückrufen jederzeit verfügbar sein müssen. Im Einkauf stellt die schiere Menge der Dokumente eine große Herausforderung dar, wie Manfred Wegert, Senior Projektmanager im strategischen Einkauf bei der BayWa, erklärt: „Ein einziger Geschäftsbereich verwaltet mehr als 4.000 Vertragsakten – und das sind noch nicht die einzelnen enthaltenen Dokumente.“ Hinzu kommt, dass je nach Geschäftsbereich im Unternehmen die Verträge – je nach Produkt – spezifisch gestaltet sind und unterschiedliche Textpassagen und Leistungsportfolios enthalten. Mit manuellen Tools den Überblick zu behalten sei fast unmöglich, wie Wegert unterstreicht.
Digitale Lösung
Die Lösung fand BayWa 2022 in der Vertragsmanagement-Software „Fabasoft Contracts“. Das Tool erstellt, digitalisiert und verwaltet Vertragsdokumente vor, während und nach der Unterschrift und bündelt alle Vereinbarungen an einem Ort. Gleichzeitig steuert und dokumentiert die Software standardisiert und revisionssicher sämtliche Rechtsangelegenheiten. Über die Cloud können Nutzer:innen jederzeit auf die aktuelle Version eines Dokuments zugreifen und auch zugehörige Dokumente, Schriftwechsel oder Aktennotizen einsehen. Fabasoft Contracts stellt zudem die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben sowie gesetzlicher Vorschriften wie dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und dem Erneuerbare-Energien-Gesetz (EEG) sicher. Zertifikate wie den EU Cloud Code of Conduct, Level 3, und das BSI C5-Testat belegen dabei die Einhaltung hoher Sicherheits- und Datenschutzstandards.
Ein abgetrennter digitaler Raum ermöglicht den Austausch mit Lieferanten und Anwält:innen in einer sicheren Umgebung. Durch das Arbeiten an einem gemeinsamen Dokument sollen so Mehraufwand und Fehlerrisiken reduziert werden, die durch Duplikate und unübersichtliche Änderungen entstehen können. Die „Zeitreise-Funktion“ von Fabasoft Contracts ermöglicht es dabei, Änderungen jederzeit nachzuvollziehen.
Automatisierte Abläufe
Bei der Erstellung und Änderung von Verträgen können Mitarbeitende auf Vorlagen und Textbausteine zurückgreifen, die bereits von der Rechtsabteilung geprüft wurden. Dies reduziert das Fehlerpotenzial erheblich, sichert die Vertragsqualität und die Konformität mit Datenschutz- und Compliance-Anforderungen. Der finale Kauf-, Liefer- oder Sevicevertrag wird im digitalen Workflow zur Freigabe an die zuständigen Ansprechpartner:innen weitergeleitet. Der anschließende Zeichnungsprozess erfolgt elektronisch.
Über verschiedene Auswertungsfunktionen beantwortet die Lösung Fragen nach auslaufenden Verträgen, Verhandlungsbedarf wegen Preiserhöhungen oder auch Vollständigkeit auf Knopfdruck. „Das alles wissen wir jetzt in zwei Minuten“, so Thomas Klingels, Leiter des strategischen Einkaufs bei BayWa.
Effizienz gestiegen
Seit der Einführung von Fabasoft Contracts haben sich laut Klingels die Qualität und Effizienz deutlich erhöht: „In kurzer Zeit können wir nun beispielsweise neue gesetzliche Vorschriften in sämtlichen Vereinbarungen frühzeitig verankern.“ Insgesamt werden bei BayWa über 6.000 Vertragsdokumente mit mehr als 500.000 Dokumenten im System verwaltet. Knapp 350 User aus den Bereichen Bau, IT und dem strategischen Einkauf arbeiten mit der Software. Lieferanten sind direkt in die Workflows eingebunden. Wer neu im Prozess ist, erhält eine multimediale Schulung mit verschiedenen Tutorials, die auf die individuellen Use Cases der BayWa eingehen. Bei Rückfrage unterstützt der Support mit einer Reaktionszeit von unter einer Stunde. (pms)