19.02.2024 – Mit Einführung einer Wartungssoftware konnte sich die Syna von ihren Excel-Listen verabschieden und auf ein zeitgemäßes Wartungsmanagement umstellen. Das Unternehmen profitiert von der intelligenten Nutzerverwaltung und der einfachen Dokumentation.
Für Betriebsleiter kann es schon einmal eine Herausforderung sein, den Überblick über sämtliche Betriebsmittel zu behalten. Ob Fuhrpark, Lagereinrichtung, Feuerlöscher, Gerüste, Steckdosen oder Spannungsprüfer: In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Objekte, die im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen regelmäßig geprüft und dokumentiert werden müssen. So auch bei dem Energieversorgungsunternehmen Syna GmbH, das mit rund 1.400 Mitarbeitenden in Hessen, Rheinland-Pfalz, Bayern und Baden-Württemberg etliche Kreisgebiete mit Strom, Gas und Glasfaser versorgt.
Im Bereich Betrieb und Montage, der die Aufgabengebiete Hoch-, Mittel- und Niederspannung, Gas, Messtechnik und Logistik umfasst, gibt es daher eine große Menge von Objekten, die im Rahmen der Instandhaltung geprüft und dokumentiert werden müssen. Dazu gehören unter anderem Fahrzeuge, elektrische Betriebsmittel, Feuerlöscher, Flüssiggasanlagen und Heiz- und Flammgeräte, aber auch Hebezeuge und Lastaufnahmemittel, Leitern, Gerüste und Tritte sowie sämtliche persönliche Schutzausrüstung etwa gegen Absturz, für Arbeiten unter Spannung sowie Spannungsprüfer.
Professionelle Betriebsmittelwartung
„Für uns sind alle diese Prüfungen kritisch, da sie der Sicherheit unserer Mitarbeiter:innen dienen“, betont Kim Voss, Referent für Betrieb MS/NS/Gas bei der Syna GmbH. Die größte Herausforderung läge dabei in einer übersichtlichen Dokumentation und vor allem im Nachhalten der Aktualität der Prüfungen. Diese Aufgabe wurde in der Vergangenheit mithilfe von Excel-Dateien gelöst: Hier wurden die Prüftermine dokumentiert und die Prüfbeauftragten und Führungskräfte stellten jeder für seinen Bereich sicher, dass die Fristen auch eingehalten wurden. Angesichts der großen Anzahl und Vielfalt der verschiedenen Betriebsmittel ist diese Art der Informationsverwaltung eine große Herausforderung und vor allem fehleranfällig, da sie auf der Anwesenheit und Konzentrationsfähigkeit einzelner Mitarbeiter:innen basiert. Die Gefahr von Fehlern und verpassten Fristen ist hoch.
Syna suchte daher nach einer anwenderfreundlichen Software, um das Prüf- und Wartungsmanagement zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Mit dem Tool sollten sämtliche abteilungs- und standortspezifischen Dokumentationen zu den Prüflingen strukturiert abgelegt werden können. Außerdem sollten Zugriffs- und Bearbeitungsrechte vergeben und Benutzerhierarchien aufgebaut werden können. Die Führungskräfte sollten in der Lage sein, mit wenig Aufwand ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich auszuwerten. Außerdem sollte das Programm automatisch an anstehende Prüfungen erinnern und die Prüfhistorie anzeigen. „Das Wartungs-Tool muss also eine komplette Dokumentation des Prüfobjektes gewährleisten“, erklärt Voss. „Bei einem Fahrzeug müssen zum Beispiel alle zugehörigen Unterlagen wie Bilder oder Fahrzeugschein dokumentiert werden können.“
Für den Auswahlprozess wurde eine kleine Projektgruppe gebildet, die sich verschiedene Softwarelösungen ansah. Ulrich Hoppe, Senior Consultant bei der Hoppe Unternehmensberatung in Heusenstamm bei Frankfurt (Main), betont, dass jedes Unternehmen genau recherchieren sollte, welche Software-Lösung für die jeweiligen Anforderungen passt. Hoppe hat über 35 Jahre Erfahrung in den Bereichen Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit, Wartung und Instandhaltung und die Wartungsplaner-Software zählt inzwischen rund 39.000 Anwender.
Bedarf ermitteln und Funktionen bewerten
Die erste Frage, die sich Unternehmen stellen sollten, sei, ob sie eine Cloud-basierte Anwendung oder eine Desktop-Software möchten. „Die Wahl ist eine wichtige Entscheidung, die von Ihren spezifischen Anforderungen und Präferenzen abhängt“, betont Hoppe. „Wenn Sie Faktoren wie Zugänglichkeit, Sicherheit, Kosten, Leistung, Anpassung und Offline-Zugriff berücksichtigen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Im Wartungsmanagement gibt es viele Anbieter von Cloud-Software auf dem Markt, wo die Daten auf entfernten Servern gespeichert sind. Hier sind die Möglichkeiten, das Programm individuell auf Ihre Bedürfnisse anzupassen, beschränkt und der Datenexport ist oft schwierig.“
Ein weiteres Auswahlkriterium sei zudem die Mandantenfähigkeit: Ist eine Software mandantenfähig, kann sie mehrere Mandanten gleichzeitig auf demselben Server- oder Softwaresystem verwalten. „Dies bedeutet, dass jeder Nutzer auf dieselbe Software zugreift, dabei aber eine eigene Oberfläche nutzt sowie individuelle Daten hinterlegen kann“, erklärt der Unternehmensberater. „Jeder Mandant, also z.B. ein externer Dienstleister, konfiguriert seine Software mit seinen persönlich benötigten Einstellungen. Charakteristisch ist dabei, dass zwar alle auf dieselbe Basis zugreifen, jedoch niemand die Daten des anderen Nutzers einsehen kann.“
Weitere Kriterien sind laut Hoppe die Mehrsprachigkeit der Software, denn viele große Unternehmen haben viele Schwesterunternehmen über die ganze Welt verteilt. Auch sollten die Daten mobil per Tablet erfassbar sein und auch eine automatische Erinnerungsfunktion an Prüftermine, wie sie im Wartungsplaner über E-Mail funktioniert, habe sich bei Anwendern bewährt; so werden Sicherheitsfachkräfte, Arbeitsschutzverantwortliche, Vorgesetzte und auch externe Dienstleister jederzeit über anstehende Termine informiert, ohne gerade mit der Software zu arbeiten.
Nachdem sich die Projektgruppe bei Syna verschiedene Lösungen angesehen hatte, war der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung nach einer ausführlichen Testphase schnell der Favorit. Syna überzeugte die einfache Anwendung, die Lizenzvergabe für einen großen Nutzerkreis und die Rechtevergabe. Auch die Möglichkeit von Auswertungen, die automatischen Erinnerungen über das E-Mail-Center und der Import von Messgeräten über die Elektro-Schnittstelle waren Faktoren, die zur Entscheidung beitrugen, den Wartungsplaner zu implementieren. Nicht zuletzt war für Syna eine Stand-Alone-Software wie der Wartungsplaner optimal, da dieser nicht nur einer von vielen Bausteinen wie zum Beispiel ein Werkstatt-Modul in einem komplexen ERP-System ist, sondern ein eigenständiges Programm. Im Zuge der Einführung führte Hoppe zeitnah insgesamt drei Schulungen als Workshops für die Nutzer durch. Da der Wartungsmanager eine schlanke Lösung bietet, ist er leicht von allen Beteiligten zu bedienen; vom Maschinenbediener über den Facility-Manager bis hin zum Controller oder IT-Experten. Bei der Inventarisierung hilft die Inventarsoftware von Hoppe, die mit Barcodescanner, mobiler App und Barcodeetiketten die Inventarverwaltung aller Geräte, Büromöbel oder IT-Equipment digitalisiert.
E-Mail-Center: Keine Prüfung verpassen
Weitere wichtige Aspekte im Rahmen des Wartungsmanagements sind bei Syna die Elektroprüfungen und deren Dokumentation sowie das E-Mail-Center. Elektroprüfungen von Maschinen und Geräten führt Syna selbst durch. „Zu festgelegten Terminen finden einmal jährlich Prüfungen statt und die Dokumentation erfolgt über das Zusatzmodul Elektro-Schnittstelle im Wartungsplaner“, erläutert Voss. Mit dem Zusatzmodul E-Mail-Center werden gemäß intern festgelegter Intervalle die Erinnerungsmails für geplante Prüfungen der Zukunft und nicht durchgeführte Prüfungen in der Vergangenheit gesteuert. Vorteilhaft sind für Voss auch das Reporting und Kennzahlen, da sie die optimale Steuerung der Prozesse und Früherkennung und Vorsorge ermöglichen: „Es ist wichtig, mit dem Reporting alle Änderungen und Ergebnisse nachzuvollziehen.“ Bei den Kennzahlen seien vor allem die Prüfdaten und Anschaffungsdaten der Prüfobjekte wichtig: So können anstehende Prüfungen auch standortübergreifend geplant und organisiert werden.
Rund 4.600 Prüfobjekte werden derzeit bei Syna verwaltet und weitere Objekte werden aus den alten Excel-Listen übertragen. Auch Mitarbeiter-Unterweisungen werden dokumentiert und in der klassischen Windows-Ordnerstruktur abgelegt. Für die unterschiedlichen Standorte wurden Mandanten angelegt und darin jeweils in Abteilungen differenziert. So lassen sich Zugriffe und Änderungsrechte in den Mandanten sowie Abteilungen steuern. Andere Abteilungen haben bereits ihr Interesse an dem Tool bekundet. (bs)