07.12.2023 – Mit dem No-Code-Baukasten von smapOne können selbst IT-Laien ganz einfach Apps bauen. Der PV-Dienstleister BSH nutzt die SaaS-Lösung, um einheitliche Protokollformulare zu erstellen.
Die PV-Anlage auf dem eigenen Dach ist für immer mehr Eigenheimbesitzer:innen eine interessante Option und entsprechend entwickelt sich auch das Geschäft bei BSH ausgezeichnet: Der Anbieter für Solar- und Speicherlösungen für Privathaushalte ist seit 20 Jahren am Markt und allein in den letzten drei Jahren von 70 auf über 500 Mitarbeitende gewachsen. Das Unternehmen kümmert sich um alles – von der Planung über die Montage bis hin zur Inbetriebsetzung der Anlagen – und kooperiert dabei im Bereich Montage auch mit geschulten lokalen Fachunternehmen.
Diese sind oft die ersten vor Ort, die das Dach begutachten, Fotos aufnehmen und wichtige Daten für die Aufmaß-Planung der PV-Anlagen erfassen. „Das Problem war nur, dass die Fachkräfte vor Ort die Informationen in ganz unterschiedlicher Form lieferten – vom Handyfoto bis zum handgeschriebenen Zettel war da wirklich alles dabei“, berichtet Lea Neu von BSH. All dies zu sortieren, auszuwerten und zu erfassen, kostete viel Zeit. Da teilweise auch Informationen fehlten oder unvollständig waren, verlangsamten sich zudem die nachfolgenden Planungs- und Bestellprozesse.
Foto: smapOne AG
Außendienst-App selbst gebaut
Vor etwa zwei Jahren begab sich Lea Neu somit auf die Suche nach einer einfachen digitalen Lösung, mit der die Dokumentation vereinheitlicht und standardisiert werden könnte. Eine kurze Recherche nach passenden Applikationen im Internet ließ Neu auf das Digitalunternehmen smapOne aufmerksam werden, das mit seinem No-Code-Baukasten einfache Prozessdigitalisierungen verspricht – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Der App-Baukasten von smapOne stellt Elemente zur Verfügung, mit denen praktisch beliebige Prozesse zu einer einfach nutzbaren App kombiniert werden können. Ist der Ablauf einmal skizziert, können sich die Anwender:innen der SaaS-Software die benötigten interaktiven Bausteine via Drag and Drop zurechtlegen, hinzufügen sowie verknüpfen. Die Auswahl möglicher Prozessbausteine ist groß – Eingabefelder für Texte, Messwerte, Fotos oder digitale Unterschriften gehören ebenso dazu wie die Zeitstempel oder automatisierte Mail-Versände. Die einzelnen Strukturelemente sind einfach anzuordnen und schnell austauschbar, so dass Prozesse sehr individuell abgebildet und bei Bedarf auch schnell angepasst werden können.
Auch das Einfügen von Bedingungen und logischen Verknüpfungen, wie eine vorherige Anmeldung, Unterschriften oder andere Pflichtfelder, deren Ausfüllen erst weitere Prozesse freischaltet, ist ohne IT-Kenntnisse möglich. Zusätzlich können Aufforderungen, wie beispielsweise Verweise und Links auf zuvor zu lesende Dokumente, hinterlegt werden. „Unser Anspruch war, dass jeder, der einigermaßen unfallfrei mit Excel umgehen kann, auch ganz einfach eine smap erstellen kann“, erklärt Thomas Schwarz, CTO von smapOne. Das Technologieunternehmen verfolgt seit seiner Gründung 2014 die Vision einer digitalen Arbeitswelt und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen die Digitalisierung der eigenen Prozesse zu ermöglichen. Mit der SaaS-Lösung des No-Code-Anbieters sollen Unternehmen auch ohne eigene IT-Abteilung die eigene Digitalisierung vorantreiben können und gleichzeitig eine komplett maßgeschneiderte Hilfestellung erhalten. Der Einsatz von KI macht die App-Erstellung sogar noch leichter: Die neue „text-to-smap“-Funktion ermöglicht den Nutzer:innen mit einfachen Prompts – also Textanweisungen oder Prozessbeschreibungen – smaps zu generieren.
Die von BSH selbst erstellten smaps sind sowohl online als auch offline über mobile Endgeräte einfach abrufbar. (Foto: smapOne AG)
Fertig gestellte smaps lassen sich auf der smapOne-Plattform sofort an einzelne Nutzer:innen, bestimmte Fachbereiche oder alternativ auch an die gesamte Firma verteilen und sind damit sofort einsatzbereit. Auch Updates und Änderungen sind auf diese Weise direkt verfügbar.
Für die Anwendung der smaps wie im Fall von BSH müssen die freigeschalteten Nutzer:innen nur die smapOne-App auf dem Smartphone, Tablet oder PC installieren und können sofort die für sie freigegebenen smaps herunterladen und nutzen. Wie bei einem Online-Formular können die Monteur:innen so ganz einfach die erfassten Daten eintragen. Für den Alltag im Außendienst können smaps auch offline genutzt werden. In diesem Fall werden die Daten zwischengespeichert und weitergeleitet, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Das ausgefüllte Protokoll wird nach Fertigstellung inklusive aller angehängten Dateien und Unterschriften direkt an die jeweiligen Abteilungen der BSH geschickt und dort entsprechend bearbeitet.
Individuelle Lösungen für individuelle Branchen
Die mittlerweile 13 smaps von BSH werden bereits von 200 User:innen aus der eigenen Firma sowie von externen Partnerunternehmen genutzt – mit einer überzeugenden Resonanz. Die smaps finden sich schnell in den alltäglichen Gebrauch ein und sorgen so für saubere sowie schnellere Prozessabläufe. Die Monteur:innen finden sogar viele neue Ideen, wo man noch weitere smaps einsetzen könnte, um Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und damit Probleme aus dem Alltag zu lösen. Gemeinsam mit seinem Team kümmert sich Lukas Greb um die Umsetzung dieser neuen Ideen. Auch er wurde ohne jegliche IT-Kenntnisse zum Citizen-Developer und hat bereits Pläne für die zukünftige Zusammenarbeit mit smapOne: „Der nächste Schritt wäre, die smaps mit unserem CRM zu verknüpfen, damit die Datenübermittlung und damit die Installation der PV-Anlage noch schneller erfolgen kann.“ Von Seiten von smapOne gibt es hierzu viel Zuspruch und Unterstützung. Generell stehen die beiden Unternehmen in ständigem Kontakt, wie Neu verrät: „Wir fühlen uns bei smapOne wirklich gut aufgehoben. Durch den guten Support haben wir immer einen kompetenten Partner an unserer Seite und können auch selbst neue Ideen einbringen.“ Und auch Thomas Schwarz ist äußerst zufrieden mit der Zusammenarbeit. BSH sei ein beispielhafter Use-Case, „der zeigt, dass smapOne genau da eingreifen kann, wo es eben keine vorgefertigte Lösung gibt“.
Für Neu und Greb ist klar: „Smaps sind wirklich kinderleicht und können von jedem genutzt werden.“ Dabei seien die smaps genauso individuell wie die Branche selbst und ein optimales Tool, um Prozesse passend zu digitalisieren. (pms)