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Robotic Process Automation: Unsichtbare Helfer

28.09.2022 – Robotic Process Automation (RPA) kann Unternehmen von aufwändigen händischen Massenprozessen entlasten. Die cortility GmbH setzt Lösungen speziell für die Versorgungswirtschaft um.

Die aktuelle Krisensituation lässt bei vielen Stadtwerken und Versorgungsunternehmen den Stresspegel steigen. Das gilt nicht nur auf der Führungsebene, sondern insbesondere auch dort, wo die Kunden- und Vertragsprozesse vielfach noch händisch abgewickelt werden. „Aktuell werden teilweise täglich Preise geändert oder Abschläge angepasst, die Zahl der Kundenanfragen, Lieferantenwechsel, aber auch der Insolvenzen nimmt rapide zu. Angesichts der chronischen personellen Engpässe in der Branche kommen viele Unternehmen da an ihre Grenzen“, weiß Holger Geiger, Geschäftsführer der cortility GmbH, aus Erfahrung.

Für ihn ist die aktuelle Ausnahmesitua­tion daher ein guter Anlass, um über die Digitalisierung alltäglicher Routinetätigkeiten nachzudenken. „Es gibt längst Technologien, mit denen sich viele der genannten Aufgaben automatisiert erledigen lassen“, betont der IT-Fachmann.

Robotic Process Automation: Mitarbeiter:innen bei eintönigen Routineprozessen entlasten

Das Verfahren heißt Robotic Process Automation (RPA) und hat nur indirekt etwas mit den Robotern zu tun, die aus der industriellen Fertigung bekannt sind. Bei einem Roboter im Sinne der RPA handelt es sich nicht um eine physische Maschine mit Armen, Beinen oder Greifern, sondern um ein Softwareprogramm, mit dem RPA-Bots generiert werden. Gleichsam als unsichtbare Helfer im Hintergrund können diese verschiedenste IT-basierte Aufgaben übernehmen.

RPA ist, wie Geiger feststellt, in der Energiewirtschaft noch relativ wenig verbreitet – obwohl durch die Technologie mit relativ geringem investivem Aufwand hohe Effizienzpotenziale zu heben seien: „Studien zeigen, dass RPA-Bots nur etwa ein Neuntel dessen kosten, was in Mitteleuropa für Personal in den entsprechenden Aufgabenfeldern ausgegeben wird.“ Davon profitieren auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die von eintönigen Routineprozessen entlastet und für sinnvollere Tätigkeiten frei werden. „Das macht nicht nur in akuten Überlastungsphasen, sondern besonders auch mit Blick auf den sich verschärfenden Fachkräftemangel Sinn.“ Geeignete RPA-Lösungen für Energiewirtschaft entwickelt und erprobt cortility derzeit in der Praxis.

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Foto: Blue Planet Studio / shutterstock.com

SAP Business-Technology-Platform und lokale Bots

Das technologische Fundament dieser Lösungen ist SAP Robotic Automation – eine Entscheidung, die das Ettlinger IT-Haus auf der Grundlage umfangreicher Marktanalysen getroffen hat, wie der CEO betont. Dabei sei die Technologie insbesondere hinsichtlich ihrer Eignung für die Bedürfnisse von Stadtwerken und mittelgroßen Energieversorgern bewertet worden.

SAP bietet die Prozess-Automatisierungs-Ebene auf der sogenannten Business Technology Plattform an, dazu vorkonfigurierte Pakete und Entwicklungsbibliotheken. Die Prozessvorgaben sowie die Steuerung und Überwachung kommen dabei aus der Cloud. Dort arbeitet auch das Orchestrator- und Monitoringmodul, das zeigt, welche Prozesse erfolgreich und welche fehlerhaft ausgeführt wurden, um die Automatismen stetig zu verbessern – mittelfristig sogar automatisiert über entsprechende Machine Learning-Algorithmen.

RPA-Agent ist der eigentliche Roboter

Der RPA-Agent oder Bot wird zentral auf den Rechnern der Anwender installiert und kann mit einem Klick autonom ausgeführt werden. Dies ist der eigentliche „Roboter“, welcher die entwickelten Prozessautomatisierungen auf Desktop oder Server ausführt. „Dabei sind keinerlei Veränderungen am System erforderlich, die Software verändert nicht aktiv die Applikationen, sondern setzt auf bestehende auf“, sagt Holger Geiger. RPA funktioniere system- und applikationsübergreifend und sei auch nicht auf SAP-Systeme beschränkt, sondern könne auf unterschiedliche Applikationen wie E-Mail-Clients, PDF, MS Office oder Web zugreifen und dort auch vorhandene Automatisierungen ergänzen.

Eine gute Planung ist wichtig

Grundsätzlich eignen sich vor allem manuelle und strukturierte Arbeitsabläufe mit einem hohen Transaktionsvolumen (Tippen, Klicken, Selektieren, Transferieren, Applikationen öffnen). „Typische automatisierbare Aufgaben umfassen das Suchen, Sammeln, Zusammenfassen und Aktualisieren von Daten sowie einfache Entscheidungen nach genau definierten Entscheidungskriterien“, erläutert Holger Geiger. Bei Energieversorgern sind das Funktionen wie beispielsweise Abschlagsänderungen, Zählerstandserfassung, Lieferantenwechsel, Insolvenzmonitoring, Dokumentenablage, Vertragsmanagement, Kündigungen, Umzugsmeldungen oder Zählerwechsel. Der fragliche Prozess wird vorher im Detail besprochen. Wo wird was von dem Mitarbeiter geklickt? Welche Daten werden selektiert und transferiert? Welches Programmfenster oder welche Transaktion wird geöffnet?

Dieser Schritt wird meist von dem cortility-Berater gemeinsam mit dem Fachexperten aus dem Stadtwerk erledigt. Anschließend wird diese Ist-Aufnahme in der Software umgesetzt, optimiert, und der automatisierte Arbeitsablauf wird fertiggestellt. „Im Prinzip werden dabei aktuell entwickelte Prototypen genutzt, die auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden“, erklärt Geiger. Theoretisch könne ein geschulter Mitarbeiter des Anwenders das auch selbst übernehmen, doch die Kosten für diesen Arbeitsschritt seien so gering, dass sich das meist nicht lohne.

Zeitersparnis und fehlerfreies Arbeiten

Als größte Vorteile von RPA nennt der cortility-Chef die schnellere und qualitativ bessere Umsetzung von Massenprozessen: „Der unsichtbare Helfer arbeitet im Hintergrund sehr zuverlässig und effizient. Der Bot verklickt und verschreibt sich nicht, ist 24/7 einsatzbereit, fährt nicht in Urlaub und wird nicht krank.“ Wenn sich ein Prozess einmal nicht wie geplant durchführen lässt – etwa, weil ein benötigter Datensatz fehlt oder falsch eingegeben wurde, erhält der zuständige Mitarbeiter eine Rückmeldung und kann die Fehlerquelle gezielt beseitigen. Zudem lernen die RPA-Bots in jedem Einsatz und entwickeln sich weiter, so dass die Qualität der Prozesse sukzessive steigt. Holger Geiger sagt den Bots eine große Zukunft voraus: „Irgendwann werden sie kognitive Entscheidungen treffen und dann den Kunden noch in wesentlich breiteren Einsatzbereichen unterstützen können.“ (pq)

www.cortility.de