13.05.2026 – Digitalisierung ist keine exklusive Disziplin von IT-Fachleuten mehr. Bei den Halberstadtwerken entsteht sie direkt im Arbeitsalltag der Fachbereiche.
Foto: Halberstadtwerke GmbH
Eigentlich ist klar, wer in Versorgungsunternehmen für Digitalisierung zuständig ist: die IT-Abteilung. Soweit die Theorie. Doch viele Prozesse, die den Alltag bei Netzbetreibern, Vertrieb und Verwaltung prägen sind schlichtweg zu klein oder zu spezialisiert, um sie im Tagesgeschäft in digitale Prozesse zu überführen. Das scheitert nicht am fehlenden Willen, sondern an knappen Ressourcen und langen Priorisierungslisten. In der Praxis werden sie dann über Jahre manuell erledigt, mit Formularen, Listen oder E-Mails.
Inzwischen können Digitalisierungsaufgaben allerdings auch dort erledigt werden, wo die Prozesse angesiedelt sind – in den Fachbereichen selbst. Möglich machen das No-Code-Plattformen, mit denen Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse eigene Anwendungen entwickeln und Prozesse eigenständig abbilden können.
Mängelerfassung in wenigen Minuten
Auch die Halberstadtwerke gehen diesen Weg. Dabei hilft das Digitalunternehmen smapOne mit seiner No-Code-Plattform, die einfache Prozessdigitalisierungen per Drag and Drop verspricht – ganz ohne IT-Wissen.
Der erste Prozess, den die Halberstadtwerke digitalisiert haben, war die Mängelkarte. Vor der Einführung der No-Code-Plattform hielten Mitarbeitende Auffälligkeiten, etwa an Hausanschlüssen oder Verteilerschränken auf Papier fest, ergänzten Fotos und überführten die Daten anschließend manuell in unterschiedliche Systeme oder Mailverteiler. Ein Ablauf der sowohl fehleranfällig als auf zeitaufwendig war.
Mit smapOne erfolgt die Datenerfassung nun in wenigen Minuten: via Smartphone werden Fotos aufgenommen, Pflichtfelder befüllt, Signaturen hinzugefügt und der automatische Versand angestoßen. Die Daten stehen anschließend allen verantwortlichen Kolleg:innen sowie den Kunden zur Verfügung. Fristen, Nachweise und Zuständigkeiten werden so vollständig digital abgebildet.
Entlastung für Betrieb und IT
Ein weiteres smap-Beispiel ist die Angebotserstellung für Energiedienstleistungen. Früher arbeiteten die Vertriebsteams mit mehreren Excel-Dateien, manuell gepflegten Vorlagen und Rückfragen an andere Abteilungen. Jede Angebotsvariante erforderte individuelle Anpassungen.
Nun laufe der Prozess heute weitgehend automatisiert ab. Die relevanten Eckdaten werden eingegeben, Parameter ausgewählt und die Vorschau geprüft, bevor das Angebot generiert wird. Laut Projektteam der Halberstadtwerke reduzierte sich der Aufwand dadurch von rund 30 Minuten auf etwa zwei Minuten pro Angebot. Rückmeldungen der Kunden erfolgen zudem schneller, da der gesamte Austausch digital stattfindet.
Auch im Bereich der Audit- und Regelwerksverwaltung hat sich der Aufwand deutlich reduziert. Früher wurden Änderungen an TSM-, ISMS- oder anderen Vorgaben in Excel-Listen dokumentiert, die nur wenige Mitarbeitende vollständig überblickten. Heute sorgt eine sogenannte smap dafür, dass neue Vorgaben erfasst, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Fristen automatisch verfolgt werden.
Sicherheit weiterhin gewährleistet
Mobile Datenerfassung in Echtzeit: Die smap-Anwendung ermöglicht direkte Eingabe und automatische Weiterleitung an die zuständigen Stellen. (Foto: Halberstadtwerke GmbH)
Trotz des hohen Grades an Eigenständigkeit soll es keine Abstriche beim Thema IT-Sicherheit, Datenschutz oder Systemintegration geben, weshalb jede neue Anwendung ein definiertes Freigabeverfahren durchläuft. Die IT-Abteilung stellt sicher, dass personenbezogene Daten korrekt verarbeitet werden, Schnittstellen stabil funktionieren und der Prozess sauber in bestehende Systeme integriert ist. Das ist auch der IT-Verantwortlichen Julia Erdmann wichtig: „Gerade als KRITIS-Unternehmen brauchen wir Prozesse, auf die wir uns hundertprozentig verlassen können.“
Digitalisierung als Teamaufwand
Heute sind mehr als 40 mit No-Code erstellte smaps im Einsatz. Sie reichen von Baustellenbegehungen und Photovoltaikinbetriebnahmen über interne Freigabeprozesse bis hin zu Vertrags- und Angebotserstellung, On- und Offboarding, Auditanforderungen oder internen Bestellungen. Rund 80 Mitarbeitende nutzen die Anwendungen regelmäßig, 17 davon entwickeln als „Creatoren“ aktiv neue Prozesse. „Uns ist wichtig, dass Nutzer neue Ideen ohne großen Aufwand testen können. Ganz ohne den Druck, sofort die perfekte Lösung liefern zu müssen“, erklärt Thomas Schwarz, Mitgründer von smapOne. „Die Halberstadtwerke haben genau diesen benötigen Freiraum geschaffen. So konnten sich praxistaugliche Lösungen in kurzer Zeit durchsetzen.“
Weiter wird gemeinsam in den Fachbereichen nach Lösungsansätzen gesucht, den Arbeitsalltag technisch durch smaps zu stützen. Letztlich habe sich dadurch auch die grundsätzliche Haltung zur Digitalisierung spürbar verändert und das Vertrauen in technische Stützen gestärkt. Für Julia Erdmann ist klar: „Digitalisierung ist bei uns kein reines IT-Projekt mehr, sondern gelebter Alltag über alle Fachbereiche hinaus“. (pms)