09.01.2024 – Ab dem 01.01.2025 wird der Empfang von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen Pflicht. Einer Bitkom-Befragung zufolge ist erst knapp die Hälfte der Unternehmen bereit.
Kurz vor der verpflichtenden Einführung können bisher nur 45 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen empfangen (Bild: momius/stock.adobe.com)
Die repräsentative Befragung im Auftrag des Digitalverbands ergab, dass bislang nur 45 Prozent der Unternehmen Rechnungen als E-Rechnung empfangen – ein Format, das spezielle Vorgaben hinsichtlich seiner Datenstruktur und maschineller Lesbarkeit erfüllen muss. Demnach empfangen nahezu alle Unternehmen Rechnungen per E-Mail (96 Prozent). Fast ebenso viele stellen ihren Geschäftspartnern frei, ihnen Rechnungen per Briefpost zuzusenden (93 Prozent). Bei 7 Prozent der Unternehmen erfolgt ein manueller Upload durch die Geschäftspartner in einem Portal. 58 Prozent der Unternehmen geben an, ihre Geschäftsprozesse in Buchhaltung, Finanzen und Controlling weitestgehend oder vollständig digitalisiert zu haben. Bei ausgehenden Rechnungen nutzen rund die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) bereits die E-Rechnung – ein knappes Drittel häufig (30 Prozent), ein Viertel nur in Einzelfällen (25 Prozent). Viel verbreiteter ist dagegen der Rechnungsversand per E-Mail, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, den praktisch alle Unternehmen nutzen (99 Prozent). Mehr als die Hälfte greift noch auf Briefpost zurück (59 Prozent) – 13 Prozent der Unternehmen tun dies oft, 46 Prozent in Einzelfällen.
EDI-Formate vorherrschend
Hinsichtlich der spezifischen Formate für den Empfang von E-Rechnungen zeigen sich EDI-Formate als klar vorherrschend: Knapp drei Viertel der Unternehmen nutzen diese (71 Prozent). Etwa ein Viertel greift stattdessen auf das Format ZUGFeRD bzw. Factur-X zurück (27 Prozent), das ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit maschinell verarbeiteten Daten kombiniert. Nur eins von zwanzig Unternehmen nutzt das rein strukturierte, XML-basierte Format XRechnung (5 Prozent).
„Die Einführung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, zumal die Implementierung in verschiedene Geschäftsprozesse hineinreicht”, sagt Daniil Heinze, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. Dennoch sei es wichtig, dass sich alle Unternehmen mit der E-Rechnung auseinandersetzten – und das nicht nur, um staatlichen Vorgaben gerecht zu werden. Einmal eingeführt könne sie helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen. (pq)