26.09.2022 – Elektroautos gewinnen auch als Dienstwagen an Bedeutung und es bietet viele Vorteile, wenn die Nutzer:innen sie privat laden können. Mit dem Charge Repay Service bietet die Phoenix Contact Smart Business GmbH eine automatisierte Lösung für die verbrauchsgerechte Abrechnung an.
Versorger und Stadtwerke gehörten zu den ersten Unternehmen, die ihre Dienstwagenflotten elektrifizierten, doch inzwischen sind Elektroautos in allen Branchen konkurrenzfähig gegenüber Pkw mit Verbrennungsmotor. Laut VDA sind inzwischen über 40 Prozent der neu zugelassenen Firmenwagen batterieelektrische Autos (BEV) oder Plug-in-Hybridfahrzeuge (PHEV) – Tendenz stark steigend. Beim Kostenvergleich zwischen den Antriebsarten geben die Subventionen für die Anschaffung von Elektroautos und betrieblicher Ladeinfrastruktur sowie die geringeren Wartungs- und Reparaturkosten immer öfter den Ausschlag für den Umstieg. Zudem sorgt die betriebliche Nutzung von Elektrofahrzeugen für Imagegewinne sowie das schnellere Erreichen der Nachhaltigkeitsziele. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nehmen das Angebot zumeist gerne an.
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Öffentlich oder privat laden?
Die Phoenix Contact Smart Business GmbH ist das Kompetenzzentrum von Phoenix Contact für Cloud Services und Data Analytics. Ein wachsendes Team in Bad Pyrmont und Berlin entwickelt standardisierte und skalierbare Software-as-a-Service-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit der Kombination aus Hard- und Softwarelösungen positioniert sich Phoenix Contact damit als Komplettanbieter.
Wenn die Beschäftigten allerdings außerhalb des Betriebs laden und den Ladestrom beim Arbeitgeber abrechnen wollen, sehen sich die Arbeitgeber mit komplexen steuer- und abgabenrechtlichen Regelungen konfrontiert. Oft entscheide man sich für die auf den ersten Blick einfachste Lösung, weiß Robert Bieber von der Phoenix Contact Smart Business GmbH. „In der Praxis erhalten die Beschäftigten oft Ladekarten oder eine App zum ‚Betanken‘ an öffentlichen Ladepunkten“, berichtet der Manager des Kompetenzzentrums für Cloud Services und Data Analytics. Allerdings sei der Strom dort für den Arbeitgeber am teuersten: Bei einer Fahrleistung von 23.500 Kilometern im Jahr, einem Verbrauch von 25 kWh pro 100 Kilometer und einem Tarif von 0,79 Cent/kWh koste das rein öffentliche Laden den Arbeitgeber circa 377,- Euro pro Monat. Zudem kann sich die Nutzung öffentlicher Ladesäulen bisweilen als zeitaufwendig und wenig komfortabel gestalten, so dass diese Lösung vermutlich auch bei der Belegschaft nicht zu den Favoriten zählt.
Deutlich naheliegender ist es, Dienstfahrzeuge an der privaten Wallbox zu laden und das geschieht auch sehr häufig: „Etwa 80 Prozent aller Ladevorgänge finden am Arbeitsplatz und zu Hause statt – eben dort, wo das Fahrzeug am längsten steht“, sagt Robert Bieber. Angesichts vergleichsweise günstiger Haushaltsstromtarife wäre das auch aus der wirtschaftlichen Sicht des Unternehmens ideal und einige Arbeitgeber bezuschussen daher bereits die Installation einer Wandladestation am Wohnort. Für die Erstattung des Ladestroms kann der Arbeitgeber dann eine steuer- und beitragsfreie Pauschale nutzen, die für BEV-Dienstwagen mit zusätzlicher betrieblicher Lademöglichkeit aktuell bei 30 Euro pro Monat liegt. Diese Summe deckt allerdings oftmals die Kosten für den benötigten Ladestrom nicht ab – vor allem, wenn mit dem Dienstwagen regelmäßig längere Strecken zurückgelegt werden.
Einsparpotenzial von bis zu 30 Prozent
Die Alternative ist eine verbrauchsgerechte Vergütung des privaten Ladestroms für den Dienstwagen. Das erscheine auf den ersten Blick umständlich, mache sich aber schnell bezahlt – so Robert Bieber: „Laden die Mitarbeitenden das Elektroauto mindestens zu 50 Prozent an der heimischen Wallbox, spart der Arbeitgeber bei einer exakten Abrechnung bis zu 30 Prozent Stromkosten ein.“
Im Prinzip sind dazu drei wesentliche Anforderungen zu erfüllen: Die Strommenge an der Wallbox muss exakt erfasst werden. Zudem muss das genutzte System in der Lage sein, zwischen dienstlichen und privaten Ladevorgängen zu unterscheiden, denn häufig erfolgt das Laden des Privatwagens ebenfalls an der Wallbox. Schließlich ist sicherzustellen, dass die relevanten Daten direkt an das Abrechnungssystem des Unternehmens übertragen oder auf anderem Weg verfügbar gemacht werden. „Das kann auch durch den Upload oder Ausdruck eines Reports oder den Versand eines Fotos mit dem Zählerstand geschehen“, erklärt Robert Bieber, gibt aber zu bedenken, dass solche manuellen Prozesse naturgemäß mit Mehraufwand für den Fahrer, die Abrechnungsstelle und das Fuhrparkmanagement verbunden sind.
Funktionsumfang des Charge Repay Service. Grafik: PHOENIX CONTACT Deutschland GmbH
Charge Repay Service: automatisierte Erfassung, Abrechnung und Dokumentation privater Ladevorgänge
Mit dem Charge Repay Service hat die Phoenix Contact Smart Business GmbH eine End-to-End-Lösung für die automatisierte Erfassung, Abrechnung und Dokumentation aller privaten Ladevorgänge entwickelt – nach Angaben des Unternehmens einsetzbar an allen handelsüblichen Wallboxen, die mit einem MID-fähigen (Measuring Instruments Directive) Energiezähler ausgestattet sind.
Grundlage ist eine direkte Datenverbindung zwischen der Wallbox und der Unternehmens-IT, die über die unternehmenseigene IoT-Plattform Proficloud.io erfolgt. Wenn die Wallbox mindestens die Version 1.6 des Open Charge Point Protocols (OCPP) mit einer speziellen Security-Implementierung unterstützt, kann sie sich direkt mit der Plattform verbinden. Proficloud.io bietet wiederum eine Schnittstelle zu ERP-Systemen, zum Beispiel SAP S/4HANA. Es wird keine weitere Hardware benötigt. Alternativ kommt ein Gateway zum Einsatz, das die Ladedaten per Kabel oder WLAN empfängt und weitergibt.
„Sobald das Elektroauto an einer privaten Wallbox lädt, erlaubt die Cloud-Lösung das Tracken der einzelnen Ladevorgänge“, erklärt Robert Bieber. „Anschließend markiert der Mitarbeiter respektive die Mitarbeiterin die Ladung des Dienstwagens in der entsprechenden Software, sodass die Applikation alle relevanten Abrechnungsdaten erkennt.
Kein weiterer Transaktionsaufwand
Im Fuhrparkmanagement können sämtliche unternehmensbezogenen Ladungen eingesehen und die KPI-Daten (Key Performance Indicator) des jeweiligen Beschäftigten extrahiert werden. „Auf diese Weise hat das Managementteam immer im Blick, wieviel Strom geladen und wieviel CO2 durch die gesamte E-Flotte erzeugt wurde“, ergänzt Robert Bieber. Für den Abrechnungszeitraum werden die entsprechenden Daten gesichtet und die Zahlungen freigegeben. Die notwendigen Informationen fließen über eine Schnittstelle unmittelbar an die Abrechnungsstelle. Diese löst danach die Erstattung aus, beispielsweise über die Gehaltszahlung. Der Erstattungsbetrag integriert sich somit in den üblichen Zahlungslauf, sodass kein weiterer Transaktionsaufwand entsteht. Möglich sei ferner die Rückvergütung über einen Zahlungsdienstleister. Über den Charge Repay Service füge sich somit das Laden von Dienstwagen an der privaten Wallbox nahtlos in vorhandene Businessprozesse ein. Und davon – so Robert Bieber – profitieren alle Beteiligten. (pq)